4 tips för hur du skriver bättre UX-copy

UX-writing och UX-copy handlar om att guida, hjälpa och leda användare genom digitala tjänster – med hjälp av ord. Det handlar om att skapa tydliga, enkla och hjälpsamma texter, och här får du fyra konkreta tips för UX-copy.

1. Börja med det viktigaste

Sätt dig i användarens sits och ställ dig frågorna: Vad är viktigast? Vad behöver jag veta för att göra rätt? Vilken information behöver jag för att kunna uträtta det jag vill? Och vice versa: vilken information behöver jag inte? Ofta tenderar vi som avsändare att berätta sådant vi tycker är viktigt, men som inte är till någon hjälp för användaren. Se till att din text börjar med det mest värdefulla för användaren och eventuellt fortsätter med detaljer.

2. Gör det enkelt och koncist

Fundera på hur du skulle kunna förklara något på enklast möjliga sätt. Det gäller att ge precis den information som behövs – varken mer eller mindre. Det är bra att vara kortfattad, så länge du får med all information som behövs. Fråga dig: Är det här begripligt? Finns allt med? Sväva inte ut, utan granska grundligt det du har skrivit och ställ frågan: tillför detta något värde? Om inte – stryk det. UX-copy ska vara så effektiv som möjligt, och inte slösa med användarens tid.

Foto: Jenny Asp

3. Skriv tydligt och naturligt

Använd enkla ord och bekanta formuleringar som användaren känner igen, och undvik jargong och fackspråk. Prova gärna att läsa det du har skrivit högt för dig själv. Känns det naturligt? Annars, ändra så att det gör det. Det ska heller inte finnas något som kan misstolkas eller något som skapar frågetecken. Använd gärna aktiva verb och undvik dubbla negationer – som vi har svårt att ta till oss.

4. Tänk dialog

Vi vill gärna känna mänsklighet bakom det digitala. Du kan skapa känslan av en dialog genom att ställa frågor och vända dig direkt till användaren genom du-tilltal. Var vänlig och ödmjuk – din roll är att hjälpa och guida användaren.

Tips på mer läsning:

Så gör du för att skriva klarspråk

Klarspråk handlar om att skriva tydliga och begripliga texter som är anpassade för sina tänkta läsare och som passar i sitt sammanhang. Var texten ska publiceras och vilka som ska läsa den påverkar självklart hur man utformar texten, men dessa tips för klarspråk kan nog de flesta ha med sig i sitt skrivande.

Planera

  • Fundera igenom syftet med din text.
  • Tänk ut vilka mottagare texten har.
  • Försök se texten ur mottagarens ögon.
  • Fundera på vad mottagaren behöver veta.
  • Tänk på vad texten ska leda till.

Skriva

  • Välj relevant innehåll som svarar till syfte och mottagare.
  • Välj en lagom personlig ton.
  • Förklara allt som behöver förklaras.
  • Använd gärna exempel för att konkretisera.
  • Gör verb av substantiv.
  • Skriv ut vem som gör vad.
  • Använd enkla och begripliga ord.
  • Förklara nödvändiga facktermer eller förkortningar.
  • Undvik långa och invecklade meningar.
  • Använd sambandsord som eftersom, men, därför.
  • Undvik slitna klyschor.
  • Sammanfatta det viktigaste.
Foto: Jenny Asp

Strukturera

Granska

Tips på mer läsning:

Tio bra intervjufrågor för skribenter

Att göra intervjuer är en vanlig journalistisk metod för att få fram underlag, fakta och citat. Genom att förbereda genomtänkta intervjufrågor säkrar du att du får fram det du vill ha ut av intervjun. Men ska du lyckas få till ett samtal med den du intervjuar krävs ett bra lyssnande – och bra följdfrågor. Här får du tips på tio olika slags följdfrågor du kan använda i de flesta intervjuer.

En bra intervju är som ett samtal. Och då krävs ett bra lyssnande, och bra följdfrågor. Foto: Jenny Asp

Som alltid när det handlar om text behöver du först klargöra syftet med intervjun när du förbereder dig. Vilken slags text ska du skriva? Vilken huvudfråga vill du få besvarad? Du kanske förbereder ett par konkreta frågor som tar upp det du vill veta.

Tänk på att formulera öppna frågor – som man inte kan svara ”ja” eller ”nej” på. Utgå från vad, vem, hur, var, varför och när?

Även om jag här har tagit med fler frågor som varianter är det viktigt att komma ihåg: ställ bara en fråga åt gången! Man kan bara svara på en fråga i taget, så ta det lugnt och ställ hellre en ny fråga när intervjupersonen har tystnat.

Ett annat tips är att våga låta det bli tyst. Var inte för snabb med att ställa en ny fråga, för ibland gör tystnaden att intervjupersonen hinner tänka efter och lägga till något mer, till det nyss sagda.

1. Kan du berätta lite om.…? Hur skulle du beskriva…?

Den första frågan i en intervju kan med fördel vara öppen och ganska generell. Det kan vara skönt för den du intervjuar att börja med något som hen enkelt kan svara på. Dyk in på ämnet och låt intervjupersonen ge sin syn på det.

2. Hur började det? Vad hände? Vad hände sen?

Frågan om hur något började eller vad som hände kan också vara en bra öppningsfråga, om ämnet handlar om en händelse eller om det finns en kronologisk ordning. ”Vad hände sen?” kan användas för att utveckla ett händelseförlopp.

3. Hur kommer det sig? Vad beror det på tror du?

Det är alltid intressant att gräva bakåt och synliggöra orsaker. Här ger du möjlighet för intervjupersonen att utveckla sin syn på händelser, fenomen eller trender.

4. Hur då? Hur menar du då? Kan du utveckla det?

Den här typen av följdfrågor kan du använda när du vill att intervjupersonen ska utveckla och förklara sitt svar. Ofta kan svaret då blir mer personligt, och du kan få mer konkreta beskrivningar eller citatvänliga formuleringar.

5. Vad tänker du om det? Vad tänkte du när det hände?

Denna fråga öppnar upp för personliga reflektioner och egna tankar, något som alltid är intressant och tacksamt att använda i texter.

6. Och hur känns det? Hur kändes det då?

På samma sätt öppnar de här frågorna upp för känslor och reflektioner från den du intervjuar.

7. Kan du ge ett exempel? Vad skulle det betyda rent konkret?

När du ber om exempel kommer den du intervjuar att behöva precisera sig och bli konkret. Det är alltid bra med faktiska och gripbara exempel, särskilt om man ska skriva om ett abstrakt ämne. Det gör att både du som skriver och den som läser kommer att skapa sig bilder i sitt inre, och därmed förstå resonemanget bättre.

8. Vad är möjligheterna? Finns det några alternativ? Val?

Frågor om möjligheter, alternativ och val fokuserar på det positiva och öppnar upp för nya perspektiv och nya frågor du kan ställa.

9. Vad är problemet? Vilka utmaningarna finns? Risker?

Frågan om vad som är problemet kan ibland kännas enkel. Men ju mer du kan få intervjupersonen att säga och beskriva själv, desto bättre. Då kan du också använda det som citat. Utmaningar och risker visar på andra perspektiv, och problematiserar ämnet. Detta passar bra att ta upp i slutet av intervjun.

10. Är det något mer du vill tillägga? Är det något viktigt du tycker att vi har missat?

Det är alltid bra att lämna utrymme i slutet om det är något intervjupersonen vill lägga till eller komplettera.

Kom ihåg att de enkla frågorna ofta är de bästa. Även om det är bra med research och kunskaper om ämnet, kan enkla, ibland nästan uppenbara frågor ge mer konkreta svar. Var heller inte rädd att be om förklaringar och förtydliganden av den du pratar med. För ju bättre du förstår, desto bättre kommer texten också att bli.

Tips på mer läsning:

Call to action – så uppmanar du läsaren till handling

I de allra flesta texter vill man att läsaren ska göra något efter att ha läst texten. Inom marknadsföring kallar man det för call to action – en uppmaning till handling. Men förvånansvärt ofta saknar digitala texter bra avslut, något som kan påverka både besöket, förtroendet och köpet.

Foto: Jenny Asp

Framför allt digitala texter har målet att besökaren ska göra något efter att ha läst färdigt. Uppmaningarna

  • prenumera på vårt nyhetsbrev
  • köp biljetter nu
  • lägg i varukorgen
  • läs fler artiklar i ämnet

är alla exempel på call to actions. Oftast är de utformade som knappar eller länkar, och sticker ut från det övriga innehållet.

Tydliga call to actions leder till tydliga texter. När du har målet med din text klart för dig, blir den tydligare. En tydlig call to action gör det också enklare för läsaren att veta vad man ska göra – och faktiskt göra det. Det ska vara enkelt att agera!

Inga, eller dåligt formulerade call to actions, kan leda till att besökare tappar förtroendet för avsändaren. Det kan också göra att de inte hittar rätt information, gör fel val, avbryter sitt köp och går vidare någon annanstans. Och det här vill man ju inte ska hända. Så ta med dig mina nio tips på vägen mot tydliga och effektiva call to actions.

Nio tips för att skriva call to actions

  1. Ta fram ett mål för texten. Vad vill du att läsaren ska göra? Skriv det i uppmaningen.
  2. Framhäv värdet. Varför ska man klicka på knappen? Detta kan du presentera i text innan uppmaningen.
  3. Tänk på besökarens behov. Visa att du förstår problemet genom att presentera lösningen och därefter uppmaningen
  4. Vilken information letar läsaren efter? Framhäv den.
  5. Använd dig av uppmaningar. Prova att skriva ”Jag vill…” och använd texten som kommer efter det.
  6. Var hellre tydlig än spexig. Det ska inte finnas utrymme att missuppfatta texten.
  7. Var så konkret du kan. Undvik ”Klicka här” eller bara ”Läs mer”. Vad händer egentligen när man klickar?
  8. Strössla inte med call to actions. Det räcker bra med en per sida eller text.
  9. Se över dina befintliga texter. Har din sajt tydliga call to actions på samtliga sidor?

Tips på mer läsning:

Språkgranskning eller korrekturläsning?

Ofta får jag frågan om jag kan korrekturläsa en text – när den egentligen hade behövt bli språkgranskad. Min erfarenhet är att de allra flesta texter behöver en djupare granskning innan en sista finputsning av detaljerna. Men hur ska man veta vad en text behöver? Här försöker jag bena ut skillnaderna mellan språkgranskning och korrekturläsning.

Korrekturläsning är ytlig

Korrekturläsning, eller korrläsning, är det begrepp de flesta känner igen. Det innebär en sista granskning av texten, innan den publiceras eller går i tryck. När man korrekturläser ser man till att texten är korrekt; man kontrollerar

  1. att stavningen är rätt
  2. att skiljetecken skrivs korrekt
  3. att sifferuttryck skrivs på rätt sätt
  4. att det inte finns några syftningsfel
  5. att förkortningar skrivs korrekt och konsekvent.

När man korrekturläser utgår man från aktuella rekommendationer från språkvården, som Svenska skrivregler och SAOL. Gör man något mer än detta i texten har man gått vidare från korrekturläsning till språkgranskning.

Eftersom korrekturläsning är det allra sista steget i textprocessen behövs det oftast en tidigare granskning eller genomläsning av texten, något som många missar. Om texten inte har blivit kollad av någon annan tidigare behöver den antagligen språkgranskas, inte korrekturläsas. Det är i princip bara professionella skribenter som kan gå direkt från skriven text till korrektur.

Korrekturläsning leder till korrekta texter, men vill man ha en förbättrad text på djupet krävs språkgranskning. Foto: Jenny Asp

Språkgranskning går på djupet

När jag språkgranskar ser jag till att texten är begriplig, och att den

  • fyller sitt syfte
  • är anpassad till de tänkta mottagarna
  • passar sitt sammanhang (var den ska publiceras)
  • flyter på bra
  • hänger ihop logiskt
  • är tydlig och korrekt.

För att uppnå det här måste man ofta förändra texten. När jag språkgranskar jobbar jag på flera nivåer samtidigt.

  • Jag kan ändra dispositionen, skriva nya rubriker och dela upp texten i fler stycken – så att texten hänger ihop och är lätt att följa med i.
  • Jag kan ändra meningsbyggnaden och dela upp långa meningar i flera meningar – så att texten blir lättare att läsa.
  • Jag kan ändra på ordval och förenkla uttryck – så att texten får en annan stil, blir lättare att förstå och passar sitt syfte.
  • Jag kan skriva sammanfattningar och konkreta exempel – så att textens innehåll blir lätt att ta till sig för läsaren.

I många fall är språkgranskning samma sak som att arbeta med klarspråk, och en språkgranskad text blir därför i regel mer lättläst än den var innan.

Till skillnad från korrekturläsning finns det för språkgranskning inga lika givna hållpunkter eller checklistor att gå efter. Jag behöver därför ha en tydlig dialog med skribenten eller beställaren för att veta vad jag ska fokusera på när jag granskar och arbetar om texten.

När jag granskar lämnar jag ofta kommentarer på varför jag har valt att göra på ett visst sätt, och ibland skriver jag förslag där skribenten kan välja att anta mitt ändringsförslag eller inte.

Tips på mer läsning:

Dela upp din text – så blir den lättare att läsa

När du delar upp din text och gör den lätt att skanna av, blir den lättare att läsa. Det här är särskilt viktigt på webben – där vi skumläser och snabbt överger en text om den känns för svårläst eller ointressant. Här kommer nio tips på hur du kan dela upp texten och skapa överblick för läsaren. 

1. Tydliga rubriker

Rubriken är ofta det första du ser av en text – och många gånger är det den som avgör om du läser vidare eller inte. På webben är det tydlighet som gäller, både för läsaren och sökbarhetens skull. Skriv rubriker som sammanfattar innehållet, och använd vanliga ord som du kan bli hittad på.

2. Sammanfattande ingresser

En ingress är en fetmarkerad inledning av en text. I några få meningar sammanfattar du textens innehåll, och ger läsaren en chans att avgöra om hen vill läsa vidare eller inte. Ingressen fungerar både som en sammanfattning för texten och som en lockande väg in i en text.

Ögat dras till det som sticker ut, även i text. Foto: Jenny Asp

3. Luftiga stycken

På webben skapar du stycken med hjälp av blankrader. De gör att texten känns luftig och lätt att överblicka. Ett nytt stycke tar upp någonting nytt – en ny tanke, ett nytt ämne eller en ny kategori. På webben kan man ha ganska korta stycken, eftersom många läser på små skärmar där raderna blir korta.

4. Vägledande mellanrubriker

Mellanrubriker är perfekta för att lätta upp en längre text och lyfta fram information. De utgör också punkter som ögat söker sig till vid snabb läsning. Om man letar efter specifik information kan mellanrubrikerna guida dig till rätt del av texten. Tänk på att läsaren ska få reda på något, bara genom att läsa mellanrubriken.

5. Kompakta punktlistor

Punklistor är fantastiska för kortfattad information som enkelt kan delas upp. De passar särskilt bra när många saker ska räknas upp i samma mening, eftersom de gör informationen kompakt och lättöverskådlig. Tänk bara på att inte ha för många, eller för långa punkter.

6. Informativa bildtexter

De flesta texter samspelar med bilder. Ögat älskar bilder och blicken dras därför också gärna till den text som står bredvid eller under bilden. Se till att använda den platsen för att ge läsaren information och ingångar till den övriga texten.

7. Samlande faktarutor

Om du har en faktatung text blir den lättare att läsa om du lyfter ut viss information till en faktaruta. Här kan du också samla spretiga fakta som inte riktigt passar in i resten av texten.

8. Fetstilade fraser

Att markera nyckelord eller fraser med fetstil är ett sätt att framhäva något viktigt. Blicken dras direkt till det som grafiskt sticker ut i texten. Se bara till att du inte strösslar med fetstil allt för mycket – det kan uppfattas som stökigt.

9. Markerad call to action

Vill du att användaren ska göra något efter att ha läst din text? Se då till att ha med en tydlig och enkel call to action – en uppmaning till handling. Det kan vara ”Läs mer om ämnet”, ”Köp din biljett” eller ”Lägg i varukorgen”. Du kan markera den med hjälp av en länk eller knapp som sticker ut från resten av texten.

Vill du lära dig mer om att skriva rubriker, ingresser, punktlistor eller call to action?

 

Tips på mer läsning:

Mina fem bästa språkverktyg på nätet

Skriver du i jobbet? Eller privat? Då hoppas jag att du har koll på dessa fem språkliga hjälpmedel som gör vem som helst till en bättre skribent. De är också oumbärliga när man granskar eller korrar texter. 

1. Svenska.se

På svenska.se finns tre samlade språkresurser: Svenska Akademiens ordlista (SAOL), Svensk ordbok (SO) och Svenska Akademiens ordbok (SAOB). När du söker på ett ord kan du därför enkelt se hur det definieras, stavas, böjs och – vad det har för historia. Väldigt smidigt och användbart!

Solnedgång, solfall, solbärgning, kvällning, kvällsrodnad, solens sista strålar livets afton. Synonymer ger variation till texten. Foto: Jenny Asp

2. Synonymer.se

När jag skriver har jag ofta behov av att variera mig, eller hitta specifika ord jag är ute efter. På synonymer.se får du snabbt en mängd olika alternativ till ordet du söker på, både synonymer och antonymer (motsatsord).

3. TT-språket

TT-språket är en samling skrivregler, ord och begrepp som är till för alla som skriver, inte bara journalister. Det är dessa riktlinjer som de flesta svenska medier följer. Här hittar du svar på allmänna skrivfrågor och hur du ska skriva namn, titlar och fackuttryck.

4. Myndigheternas skrivregler

I Myndigheternas skrivregler hittar du detaljerade rekommendationer för klarspråk, stavning, böjning, förkortningar – ja det mesta helt enkelt. Boken Svenska skrivregler, som är ännu mer uttömmande och uppdaterad, finns än så länge i tryckt form.

5. Svarta listan

För att undvika krångligt byråkratspråk kan Regeringskansliets svarta listan vara värt att slänga ett öga på. Här tipsar man om vilka ord man bör undvika, och vad man kan skriva istället. Som t.ex anmoda, nyttja och åligga. Skriv hellre uppmana, använda och vara skyldig att.

Vilka är dina bästa språkliga verktyg på nätet?

Tips på mer läsning:

Så gör du texten levande

Jag skriver ofta om tydliga, begripliga och enkla texter. Något jag inte nämner lika ofta är levande texter. En text som känns levande talar till oss och engagerar; vi förstår den lättare och gillar den därför också mer. Du kan få liv i texten genom att skapa inre bilder och väva in människan och det sinnliga i texten. 

1. Skapa bilder i det inre

Som läsare älskar vi allt som skapar bilder i vårt inre. Det är en av de saker jag värdesätter mest med skönlitteratur – att hela världar börjar existera, bara genom bokstäver på papperet. Men de allra flesta texter blir bättre när läsaren känner att den får ut mer av texten än ren information. Ofta leder mer levande texter även till tydligare texter.

Konkreta detaljer i texten ger läsaren en inre bild av vad som beskrivs, och det gör texten mer levande. Foto: Jenny Asp

Du  kan skapa bilder och ge texten mer liv genom:

  • exempel som ger färg och stämning till texten
  • målande ord och beskrivningar – hellre med väl valda substantiv och verb istället för att strössla med adjektiv och adverb (som ofta får motsatt effekt)
  • konkreta detaljer som ger läsaren en bild av det som beskrivs
  • människor som förkroppsligar det skrivna
  • att använda sinnena i texten.

2. Lyft fram människan

Skrivande handlar alltid om att en människa vill berätta något för en annan människa. Bakom budskapet finns en vilja att nå fram, och det är människan som står för den viljan. Vi vill alla gärna läsa mänskliga texter, så tänk på det när du skriver.

Ett sätt att låta människor synas i texten är genom citat. Här blir det plötsligt helt okej med egna åsikter, subjektiva värderingar och talspråkliga uttryck – nästan oavsett vilken texttyp det handlar om. Låt citatet säga sådant som inte får utrymme i den övriga texten, och skriv det inte för tillrättalagt utan gärna som personen just har sagt det.

Anpassa till vilken slags text du ska skriva

Självklart behöver du ta hänsyn till vilken sorts text du ska skriva. Ett reportage, en reklamkampanj eller en krönika har större utrymme för det personliga och målande än ett pm, en informerande webbtext eller en instruktion. Men jag tror att fler texter skulle må bra av mer liv, så prova! Och fråga någon annan om vad hen tycker, när du är klar.

Tips på mer läsning:

Synen på grammatik

Grammatik. Ett ord och ett ämne som många associerar med svårt, trist eller onödigt. Jag undrar varför det är så. För grammatik är ju egentligen ganska fantastiskt. Det är systemen och strukturerna som beskriver hur språket fungerar. Och grammatiken som verktyg underlättar när man vill  lära sig ett nytt språk – och när man diskuterar språk och texter. 

En samling regler, eller?

Grammatik. Trist, svårt och meningslöst? Eller spännande, roligt och nödvändigt? Foto: Jenny Asp

Ett skäl till att man kanske inte gillar grammatik är att man ser det som en samling regler för hur man ska använda språket. Enligt vissa får man kanske inte säga ”han är större än mig” (objektsform), eftersom det strider mot vad de har lärt sig: att det heter ”han är större än jag (är)” (subjektsform).

Men språket förändras hela tiden, och när majoriteten säger ”han är större än mig” – tja, då är det så det heter.  Idag är båda formerna lika vanliga – och därför lika korrekta.

Man brukar skilja mellan preskriptiv och deskriptiv grammatik. Den preskriptiva grammatiken är normerande och ger rekommendationer för språkbruket, medan den deskriptiva grammatiken istället försöker beskriva hur språket faktiskt ser ut, och hur vi använder det. Det finns en poäng med båda sorterna, till exempel är det smidigt att ha normerande skrivregler som ger oss ett enhetligt skriftspråk. Men i slutändan är det vi språkbrukare som bestämmer hur språket ser ut – inte grammatiken.

Men jag kan ju tala mitt modersmål perfekt

Ett annat skäl till varför man kan tycka att grammatik är onödigt att lära sig, är att man redan talar sitt modersmål perfekt. Har man svenska som modersmål, ja då vet man bara att det heter ”Igår åt vi middag hemma” och inte ”Igår vi åt middag hemma”, som klingar fel. Däremot heter det ”Vi åt middag hemma”. Märker du hur verben kastas om?

Rak ordföljd innebär att subjektet (vi) kommer före predikatet (åt). Omvänd ordföljd är tvärtom, och används när vi inleder meningen med något annat än subjektet (igår). Det här kan vara knepigt att lära sig om man inte har det från början i sitt språk. Och det ÄR svårt att lära sig företeelser i språk, som inte har någon motsvarighet i ens modersmål.

I de bästa av världar skulle man lära sig alla språk som man lär sig sitt modersmål. Alltså genom att bada i språket konstant i flera år, och sakta men säkert snappa upp konstruktioner och funktioner genom ständig övning. Men vi har sällan varken den tiden eller inlärningsförmågan, när vi har blivit äldre än två år. Så därför behöver man förklaringar, konstruktioner och regler – som hjälper en att se mönstren i språket. Alltså grammatiken.

En grund för att kunna prata om språk – och text

För att kunna prata om språk behöver man också de grammatiska begreppen. Jag har hittills skrivit om verb, subjekt, objekt, predikat, rak och omvänd ordföljd. Om jag inte hade kunnat använda de begreppen hade det plötsligt blivit ganska besvärligt att förklara vad jag menade. Vad skulle man säga istället för verb? Saker man gör? Saker som sker? Ja, du fattar.

Kommer man in på texter och skrivande är det också väldigt praktiskt, för att inte säga nödvändigt att ha en grammatisk grundförståelse. Det blir annars väldigt svårt även där att tala om hur verb gör en text mer aktiv och ofta tydligare, medan allt för många substantiv kan tynga ner en text och göra den svårare att förstå. Det senare kallas för nominal stil och används ofta i byråkratiska texter.

Till exempel:

  • I februari genomförs utredningen (substantiv) av orsaken till de ökade kostnaderna.
  • I februari utreder (verb) vi orsaken till de ökade kostnaderna.

Här bytte jag även ut den passiva verbkonstruktionen (genomförs utredningen) mot en aktiv (utreder vi). När man berättar vem som gör vad blir innehållet i texten tydligare.

Det här var några av mina tankar om grammatik. Hur ser dina ut?

Tips på mer läsning:

Tips för att skriva pressmeddelande

Att skicka ut ett pressmeddelande för att berätta om en nyhet är ett vanligt sätt att försöka få publicitet i media. Eftersom du vill nå en journalist, ska du också tänka som en journalist.

Vad har din nyhet för nyhetsvärde? Det är viktigt att byta perspektiv från inifrån till utifrån, när du skriver pressmeddelanden. Foto: Jenny Asp

1. Fokusera på en nyhet, inte flera

Tänk efter vad du vill förmedla, och fokusera på en enda nyhet. Det blir lätt rörigt om man vill passa på och berätta massa olika saker. Har du flera nyheter får du skriva flera olika pressmeddelanden. Försök besvara frågorna vad, var, vem, varför, när och hur?

2. Byt perspektiv – varför är detta viktigt?

Att du ser nyheten som viktig är ju självklart, men kommer andra att tycka det? Försök byta perspektiv och se nyheten i ett större sammanhang. Vad är nyhetsvärdet? Kan du koppla ihop din nyhet med något större? Lokala eller globala händelser? Trender? Fundera på vilken slags tidning du kontaktar, och vinkla gärna nyheten därefter.

3. Skriv neutralt och enkelt

Även här gäller det att byta perspektiv. Se på din verksamhet och nyheten utifrån, och skriv aldrig ”vi” utan ”de”. Använd inte utropstecken eller värderande och förskönande beskrivningar, utan försök vara så neutral som möjligt.  Tänk också på läsaren, och skriv enkelt och okomplicerat. Undvik krångliga facktermer!

4. Skriv en informativ rubrik

Det är bättre att skriva en neutral och informativ rubrik, än att försöka hitta på en skruv på nyheten. Journalister skriver oftast nya rubriker om de plockar upp nyheten. Om man tänker webbnyhet är det också lättare att bli hittad för en rubrik som sammanfattar innehållet, än för en som är spexig och inte riktigt har något koppling till innehållet. 

5. Glöm inte ingressen

Ingressen är till för att sammanfatta innehållet i din text. Den ska skrivas i fet stil och brukar vara några meningar lång, cirka två–fyra rader. Ibland är det bra att börja med ingressen, för att få med det viktigaste. Andra gånger är det lättare att skriva ingressen i efterhand – när du har en färdig text att sammanfatta.

6. Håll det kort

Du behöver inte skriva en färdig artikel, det är journalistens jobb. Rubrik, ingress, citat och några korta stycken med löptext räcker bra. Är texten för lång är det risk att mottagaren inte orkar läsa. Överskådliga punktlistor är suveräna för kortfattad information eller fakta du vill ha med.

7. Låt människor uttala sig 

Citat är alltid bra! De gör neutrala texter mer levande. Här har du också chansen att placera värderingar och åsikter, vilket du ska undvika i den övriga texten. Figurerar det flera olika aktörer i texten kan det vara bra att låta flera personer uttala sig från olika perspektiv.  Markera citat med tankstreck (–) eller citattecken och lägg till personens namn och titel i slutet.

8. Glöm inte kontaktpersonen

Målet med pressmeddelandet är att skapa intresse hos journalisten och få dem att vilja plocka upp nyheten. Skriv ut en kontaktperson med telefonnummer och mejladress som journalisten kan kontakta om hen vill ha mer information eller ta andra citat.

9. Klistra in texten direkt i mejlet

Gör det så enkelt som möjligt för journalisten – klistra in hela pressmeddelandet direkt i mejlet (om du mejlar) och använd rubriken i ämnesraden. Pressmeddelanden behöver inte vara snygga, utan framför allt informativa.

10. Kom ihåg att korrekturläsa

Som alltid när det handlar om texter, se till att du har korrläst innan du skickar eller publicerar. Är allt korrekt? Stämmer kontaktuppgifter och eventuella länkar? Låt gärna någon annan läsa igenom, eftersom man ofta blir blind för sin egen text när man har jobbat med den en stund.

Tips på mer läsning: