Konsten att skriva tydliga mejl

De flesta av oss skriver och tar emot mejl dagligen. Ofta handlar det om konkreta ärenden, som man vill få återkoppling på. Ser man till att vara tydlig blir kommunikationen effektivare – mejlet blir snabbare läst, förstått och besvarat.

1. Skriv en tydlig ämnesrad

Det första man ser av ett mejl är avsändaren och ämnesraden. Här har du chansen att kort sammanfatta vad mejlet handlar om, och framför allt – om du vill att mottagaren ska göra något. I mitt jobb kan ämnesraderna se ut så här:

  • Boka in tid för intervju om ert företag
  • Godkänna text om dig senast 15 feb
  • Träffas hos er 15/2?
  • Färdig text om case
  • Fråga om faktura

Var gärna så specifik du kan. Finns det något datum som mottagaren behöver förhålla sig till? Skriv gärna ut det. Undvik ämnesrader som ”Hej” eller [tom]. Det finns alltid något du kan märka upp ditt ärende med! Det gör det också enklare att senare hitta tillbaka till gamla mejl.

Mejl är en typ av text som många av oss skriver varje dag. Det finns några enkla knep för att mejla ännu tydligare. Foto: Jenny Asp

2. Ett ämne per mejl

När du har satt en rubrik för ditt mejl i ämnesraden – se till att hålla dig till det ämnet. Har du en fråga som gäller något helt annat är det bättre att skicka det i ett nytt mejl, med en ny ämnesrad. Och om du och mottagaren börjar diskutera något helt annat i en gammal mejltråd är det bra att döpa om mejlet eller skapa ett nytt.

3. Använd listor och rubriker för överblick

Har du flera frågor eller saker att ta upp? Eller ska du ge instruktioner? Använd gärna punktlistor, numrerade listor eller tankstreck för att dela upp informationen. Det du vill framföra blir överblickbart och tydligt, och det är större chans att mottagaren tar till sig och besvarar det du behöver få svar på.

Blir varje textsjok ganska långt? Använd gärna mellanrubriker – då blir mejlet ännu tydligare.

4. Väg upp tydlighet med trevlighet

Är man för direkt och kortfattad finns det risk att man låter sur eller tillknäppt i tonen. Mejl handlar inte bara om konkreta ärenden, utan lika mycket om social kontakt. Här kommer ett enkelt sätt att vara tydlig, men ändå trevlig:

  • Tydlig ämnesrad – se det som en rubrik och etikett för ditt mejl
  • Trevlig inledning – koppla till person, ärende eller sammanhang
  • Tydligt ärende – besvara frågor tydligt och dela upp information
  • Trevlig avslutning – runda av och avsluta med en personlig hälsning

5. Läs igenom ditt mejl innan du skickar det

Till sist, läs igenom det du har skrivit och kontrollera att allt stämmer, och att allt är med. Har man bråttom blir det ofta fel.

  • Är allt rättstavat?
  • Har du angett rätt person/personer som mottagare?
  • Har du skrivit rätt namn till mottagaren?
  • Framgår ditt ärende tydligt eller kan du uttrycka dig ännu tydligare?
  • Stämmer tider och datum?
  • Fungerar länkarna?
  • Har du kommit ihåg att bifoga filerna?

Det kanske tar någon extra minut att göra detta, men du besparar både dig och mottagaren eventuella missförstånd, eller extra mejl. Hur vanligt är det inte att behöva skicka ytterligare ett mejl, med filen man nyss glömde bifoga? :)

Jag hoppas att du har fått med dig något för att kunna mejla ännu tydligare och effektivare. Lycka till! 

Tips på mer läsning:

Så – ordet som (så) ofta kan strykas i skrift

”Enligt X så beror detta på…”, ”Igår så hände…”, ”Och klockan åtta så kommer…”. Känner du igen detta? Det handlar om en överflödig användning av ordet . Vi utnyttjar det frekvent när vi talar, men också ofta när vi skriver. Att använda på det här viset ger lätt din text en pratig ton. Stryk det och du får en renare text. 

Används ofta som utfyllnad i tal

Ordet har många användningsområden – som de flesta korta formord har i vårt språk (läs om alla användningar av ordet). En av funktionerna är utfyllnad, till exempel ”Ikväll ska jag laga något gott till middag”, där egentligen inte fyller någon särskild funktion. Plockar vi bort det händer inte mycket med innebörden, utan meningen betyder fortfarande samma sak.

Används ofta i början av en mening

Foto: Jenny Asp

Vi sätter ofta in ordet i början av meningen, efter satsens fundament (det led som står före det finita verbet). Några exempel:

  • Ikväll ska jag…
  • Oftast beror det på…
  • När jag var liten brukade jag…

Här använder vi för att visa på gränsen mellan bakgrundsinformationen och resten av satsen. Det fungerar som en liten paus mellan inledning och det som följer efteråt, något som i skrift kan ersättas med ett kommatecken om förledet är långt (till exempel en hel bisats). Ju kortare det första ledet är, desto mindre behov finns det av ett i skrift.

Skippa och få en mindre pratig text

Just eftersom vi ofta använder när vi talar, följer det ofta med när vi skriver. Det sker ofta automatiskt och man märker inte alltid att man använder det i sin text. Men texter som strösslas med sådana här så-n får ett pratig effekt och uppfattas som talspråklig av läsaren. Ett tips är alltså att stryka överflödiga så-n, använd sökfunktionen (ctrl + F) i dokumentet och se över vilka som behövs och vilka som kan strykas. Texten kommer att stramas upp och blir mer stringent.

Vill du veta läsa om liknande språk- och skrivfrågor? Ett tips är Språkriktighetsboken som tar upp knepiga språkfrågor och ger rekommendationer för skrivande och språkbruk. 

Tips på mer läsning:

Det mänskliga berättandet

Att intervjua människor och skriva texter utifrån det, kan vara bland det roligaste jag vet. Att genom ett samtal få spridda meningar nedkrafsade på papper som jag sedan knådar fram en färdig artikel ur – det är en känsla svår att beskriva. Det är flow.

Berätta med egna och andras ord

Det jag gillar allra mest är att tala med människor; att få dem att berätta. Jag är inte alltid fullt insatt i deras områden. Men det spelar mindre roll. Ibland är det snarare en fördel, eftersom det är deras perspektiv jag vill återge. Att människor öppnar sig och berättar med egna ord om vad saken VERKLIGEN handlar om är ren lyx. Och när jag vet att jag med hjälp av dessa beskrivningar kan skapa liv i en berättelse, då blir jag lycklig.

Berätta med hjälp av andra. Foto: Jenny Asp

Berätta vad det egentligen handlar om

Men alla texter är inte levande. De kan lida av torrhet, abstraktion, fluff eller krånglighet. Det kan vara lätt att fastna i standardformuleringar som ”erbjuda helhetslösningar” och ”tillhandahåller tjänster” (i företagstexter). Det säger inte så mycket. Vad betyder det egentligen? Hur skulle du berätta det på ett konkret sätt? Skriv så istället. Och ta hjälp av andra för att hitta andra slags beskrivningar. De som verkligen säger något.

Berätta för andra människor

För det vi människor vill ha är mänskliga texter. Levande texter där man känner en närvaro. Det kan vara skribentens närvaro eller närvaron av den person som porträtteras i texten. Vi vill ha texter som talar till oss på något sätt. Genom humor, genom ett direkt språk, genom målande beskrivningar, genom att människor berättar. På något sätt vill vi känna att texten vänder sig oss, människorna. Och inte till någon känslobefriad robot.

Så, nästa gång du skriver. Var en människa som berättar något för en annan människa. För i slutändan är det vad skrivandet handlar om.

Tips på mer läsning:

Comic Sans skapar blandade känslor

I programmet Typo hörde man typsnittstecknare och grafiska designer uttala sig om Comic Sans. Och typsnittet väcker verkligen känslor. Antingen älskar man det på grund av dess lättillgängliga och informella intryck. Eller så hatar man den oseriösa och barnsliga känslan som Comic Sans också kan signalera.

Pratbubblor från början

Comic Sans är inspirerat från serietidningar och tecknades 1994 av Vincent Connare till informativa pratbubblor. Och det är också så typsnittet fungerar bäst. De runda, snälla formerna påminner om handritade barnbokstäver.

”Jag tror inte Vincent hade kunnat ana att det skulle bli en sådan uppmärksamhet och debatt kring det här typsnittet som det blev.” (Stefan Hattenbach, typsnittstecknare)

Passar inte i allvarliga sammanhang

Men det är när Comic Sans används på opassande ställen som kan det bli så fel. I programmet tar designerna upp tillfällen då de har sett typsnittet på informationsbrev från canceravdelningar, begravningsfakturor och landslagströjor. I bästa fall ser det bara oseriöst ut, men i värsta fall kan det göra ren skada och läsaren känner sig hånad.

Började leva sitt eget liv

När blev det då så fel? I Typo ger man förklaringen att det var när typsnittet hamnade i var mans dator som det fick ett eget liv. När den vanliga människan ville informera sig med sin omgivning och tog klivet från privatperson till offentlig avsändare. När konsumenten plötsligt blev producent. När vi formgav saker som inte skulle formges.

”Det är inte fel på typsnittet. Det är fel på typografin.
Det är hur man använder typsnittet som kan bli så fel”
(Carolina Laudon, typsnittstecknare).

Så det gäller att vara försiktig med Comic Sans. Eller vara medveten om vad det kan signalera.

Tips på mer läsning:

Hur du kan ge respons på en text

Att granska och ge feedback på en text är inte det lättaste. Oavsett om du arbetar professionellt med granska texter eller bara ska läsa igenom kollegans text tjänar du på att ha en bra modell för textrespons, något som Lena Holst ger i sin bok Skriv bättre texter. Jag har sammanfattat hennes bästa tips för textrespons. 

Var stannar du upp när du läser? Det kan vara värdefull information när du granskar en text. Foto: Jenny Asp

Hur tar du emot texten?

Det första du ska fråga är vad du ska titta efter i texten, och om det är några särskilda delar av texten som skribenten vill ha synpunkter på. Det andra du behöver veta är vilken slags läsare texten är skriven för, för att veta om du behöver särskilda förkunskaper för att ta emot texten på rätt sätt. När du läser och ger kommentarer kan du bara göra det utifrån dig själv, något som är värdefullt nog ändå. Hur du som läsare tar emot och uppfattar texten, vad du uppskattar och vad du hakar upp dig på är de viktigaste synpunkterna för skribenten.

Börja på ytan och fortsätt med djupet

Första gången du läser igenom texten är den viktigaste. De reaktioner du får vid första genomläsningen säger mycket om texten. Det är oftast lättare att börja med att skrapa på textens yta, för att vid den andra, tredje och kanske fjärde genomläsningen nå textens helhet, djup och disposition. När du läser texten första gången, försök att markera:

  • Där du stannar upp
  • Där du behöver läsa om
  • Där du får associationer
  • Där du uppskattar texten extra mycket
  • Där texten fångar din uppmärksamhet.

Saker att titta efter

  • Anslag. Hur börjar texten? Har den en lockande inledning och en startkrok?
  • Ton, läsartilltal och skribentnärvaro. Hur känns stämningen och attityden i texten? Märks det vem som talar i texten? Och vem den talar med?
  • Logik och organisation. Finns det en röd tråd i texten? Hänger de olika styckena ihop? Hänger du med i skribentens tankar och förstår textens syfte?
  • Abstraktionsnivå. Finns det abstrakta ord som skulle kunna bytas ut mot konkreta?
  • Guldklimpar. Vad uppskattar du särskilt i texten? Finns det ord som passar särskilt bra där de står? Beskrivningar som ger dig bilder? Formuleringar som får dig att fnissa till?

Börja med helheten när du ger respons

När du sedan ska ge respons på texten är det bäst att välja ut de saker du tycker är allra viktigast att ta upp. Börja med textens helhet för att senare komma ner på detaljnivå som korrekturfel och ordval. Att man förstår sammanhanget och tar till sig textens budskap är viktigare än att förstå alla ord och meningar. Om man börjar på detaljnivå kan det också vara svårt att senare ge kommentarer på de högre nivåerna. Bestäm i förväg vad du vill säga och ge inga förslag på förändringar om inte skribenten själv frågar efter det.

Kom ihåg att du bara kan ge respons utifrån hur du uppfattar texten. Det är inte alltid en fråga om rätt eller fel, för en text kan skrivas på väldigt många olika sätt. Syftet med textresponsen är att visa skribenten hur du upplevde texten och öka hens medvetenhet och förståelse för hur texten kan tas emot av andra.

Tips på mer läsning: