De flesta av oss skriver och tar emot mejl dagligen. Ofta handlar det om konkreta ärenden, som man vill få återkoppling på. Ser man till att vara tydlig blir kommunikationen effektivare – mejlet blir snabbare läst, förstått och besvarat.
1. Skriv en tydlig ämnesrad
Det första man ser av ett mejl är avsändaren och ämnesraden. Här har du chansen att kort sammanfatta vad mejlet handlar om, och framför allt – om du vill att mottagaren ska göra något. I mitt jobb kan ämnesraderna se ut så här:
- Boka in tid för intervju om ert företag
- Godkänna text om dig senast 15 feb
- Träffas hos er 15/2?
- Färdig text om case
- Fråga om faktura
Var gärna så specifik du kan. Finns det något datum som mottagaren behöver förhålla sig till? Skriv gärna ut det. Undvik ämnesrader som ”Hej” eller [tom]. Det finns alltid något du kan märka upp ditt ärende med! Det gör det också enklare att senare hitta tillbaka till gamla mejl.
2. Håll dig till ett ämne
När du har satt en rubrik för ditt mejl i ämnesraden – se till att hålla dig till det ämnet. Har du en fråga som gäller något helt annat är det bättre att skicka det i ett nytt mejl, med en ny ämnesrad. Och om du och mottagaren börjar diskutera något helt annat i en gammal mejltråd är det bra att döpa om mejlet eller skapa ett nytt.
3. Dela upp informationen
Har du flera frågor eller saker att ta upp? Eller ska du ge instruktioner? Använd gärna punktlistor, numrerade listor eller tankstreck för att dela upp informationen. Det du vill framföra blir överblickbart och tydligt, och det är större chans att mottagaren tar till sig och besvarar det du behöver få svar på. Blir varje textsjok ganska långt? Använd gärna mellanrubriker – då blir mejlet ännu tydligare.
4. Väg upp tydlighet med trevlighet
Är man för direkt och kortfattad finns det risk att man låter sur eller tillknäppt i tonen. Mejl handlar inte bara om konkreta ärenden, utan lika mycket om social kontakt. Här kommer ett enkelt sätt att vara tydlig, men ändå trevlig:
- Tydlig ämnesrad – se det som en rubrik och etikett för ditt mejl
- Trevlig inledning – koppla till person, ärende eller sammanhang
- Tydligt ärende – besvara frågor tydligt och dela upp information
- Trevlig avslutning – runda av och avsluta med en personlig hälsning
5. Läs igenom innan du skickar
Till sist, läs igenom det du har skrivit och kontrollera att allt stämmer, och att allt är med. Har man bråttom blir det ofta fel.
- Är allt rättstavat?
- Har du angett rätt person/personer som mottagare?
- Har du skrivit rätt namn till mottagaren?
- Framgår ditt ärende tydligt eller kan du uttrycka dig ännu tydligare?
- Stämmer tider och datum?
- Fungerar länkarna?
- Har du kommit ihåg att bifoga filerna?
Det kanske tar någon extra minut att göra detta, men du besparar både dig och mottagaren eventuella missförstånd, eller extra mejl. Hur vanligt är det inte att behöva skicka ytterligare ett mejl, med filen man nyss glömde bifoga?