Många av oss skriver rapporter inom alla möjliga områden, som ofta kan bli flera snäpp bättre med språkgranskning. Att språkgranska rapporter handlar om mer än att korrigera grammatik och stavning. Vi behöver istället lyfta blicken och titta på syfte, målgrupp, disposition och flyt – för att se till att budskapet når fram.
Foto: Jenny Asp
1. Läs rapporten i sin helhet först
Innan du börjar göra konkreta ändringar är det bra att läsa igenom hela rapporten. Genom att få en känsla för huvudbudskap, struktur och ton får du en bättre överblick över var det finns inkonsekvenser, upprepningar eller annat som behöver justeras. Markera gärna frågetecken i texten eller där du hakar upp dig i läsningen, eller skriv upp dem separat om du jobbar digitalt.
2. Gå igenom struktur och flöde
En bra rapport har en logisk struktur med tydliga övergångar mellan olika avsnitt. Här behöver du kontrollera att varje del bygger på den föregående och att man kan följa resonemanget utan problem. Om du märker att en sektion känns abrupt eller förvirrande, kan det behövas omstruktureringar, tillägg eller förklaringar för att det ska bli enklare att förstå. Se till att rubrikerna är många och informativa, både huvudrubriker och mellanrubriker.
3. Tänk på målgruppen
Tänk alltid på vem som kommer att läsa rapporten. Är språket för tekniskt för en bredare publik? Eller kanske för enkelt för en specialiserad läsare? Anpassa ordval, ton och stil till den tänkta målgruppen för att vara säker på att rapporten når fram på bästa sätt.
4. Använd ett aktivt språk
Passiva konstruktioner kan göra en text onödigt tung och otydlig. Du kan undvik passiva meningar genom att formulera om dem till aktiva. Till exempel, istället för ”Försöket utfördes av forskargruppen” kan du skriva ”Forskarlaget utförde försöket.” Det gör texten mer direkt och engagerande.
5. Var uppmärksam på repetitioner
Håll utkik efter upprepningar av innehåll. Sägs samma sak flera gånger? Då kan det vara läge att stryka. När samma ord eller fras dyker upp många gånger kan det också göra texten monoton. Du kan variera språket genom att använda synonymer och olika uttryck, vilket kan göra rapporten mer engagerande att läsa.
6. Se upp för abstrakta ord och klichéer
Är språket tillräckligt konkret i rapporten? Finns det onödiga ord på engelska? Klichéer, onödigt svårt fackspråk eller fluffiga begrepp gör ofta att läsaren upplever texten som svår, tråkig eller exkluderande. Undvik att gömma budskapet bakom svårbegripliga termer – utan använd hellre ett begripligt språk som de flesta kan förstå. Vi klagar sällan på att texter är för lätta att förstå.
7. Se till att språket är konsekvent
Är saker skrivna på samma sätt genomgående? Detta gäller mer formalia än faktiska ord. Ser källhänvisningar ut på samma sätt? Hur är markerade uttryck skrivna: med citattecken eller kursiv? Och hur är det med fotnoterna? Gå igenom detta när du språkgranskar rapporten och använd gärna sökfunktionen för att fokusera extra på vissa saker.
8. Korta ned långa meningar och stycken
Långa meningar och komplicerade stycken kan göra texten svår att följa. Försök därför att dela upp långa meningar i flera och skapa kortare stycken för att underlätta läsningen när du språkgranskar rapporten. En tumregel är att varje mening ska uttrycka en huvudidé.
9. Se till att språket flyter på
Läs gärna texten högt för att se om du hakar upp dig någonstans. Där behöver du formulera om, för att det ska flyta på bättre. Ofta handlar det om långa meningar, men hacket i texten kan även bero på att det fattas ord eller är knepiga konstruktioner som du kan behöva ändra.
3. Fokusera lite extra på sammanfattningen
När det gäller rapporter är sammanfattningen oftast den mest lästa delen. Lägg därför lite extra krut på dem. Är det tydligt vad det handlar om? Syftet med rapporten? Förfarande? Slutsatser? I denna del passar det extra bra att skriva tydligt, lättfattligt och konkret. Längre fram i rapporten som dyker ner djupare, kan det vara mer okej med lite svårare språk – om det är befogat.
Att språkgranska rapporter ger kunskap till framtida texter
Språkgranskning är en konst som kräver både tålamod och uppmärksamhet på detaljer. Genom att följa dessa tio tips kan du förbättra rapportens kvalitet, och även din egen förmåga att kommunicera effektivt. Och kom ihåg – varje rapport är ett nytt tillfälle att lära sig och bli bättre.
Lycka till med språkgranskningen!