Att skicka ut ett pressmeddelande för att berätta om en nyhet är ett vanligt sätt att försöka få publicitet i media. Eftersom du vill nå en journalist, ska du också tänka som en journalist.
1. Fokusera på en nyhet, inte flera
Tänk efter vad du vill förmedla, och fokusera på en enda nyhet. Det blir lätt rörigt om man vill passa på och berätta massa olika saker. Har du flera nyheter får du skriva flera olika pressmeddelanden. Försök besvara frågorna vad, var, vem, varför, när och hur?
2. Byt perspektiv – varför är detta viktigt?
Att du ser nyheten som viktig är ju självklart, men kommer andra att tycka det? Försök byta perspektiv och se nyheten i ett större sammanhang. Vad är nyhetsvärdet? Kan du koppla ihop din nyhet med något större? Lokala eller globala händelser? Trender? Fundera på vilken slags tidning du kontaktar, och vinkla gärna nyheten därefter.
3. Skriv neutralt och enkelt
Även här gäller det att byta perspektiv. Se på din verksamhet och nyheten utifrån, och skriv aldrig ”vi” utan ”de”. Använd inte utropstecken eller värderande och förskönande beskrivningar, utan försök vara så neutral som möjligt. Tänk också på läsaren, och skriv enkelt och okomplicerat. Undvik krångliga facktermer!
4. Skriv en informativ rubrik
Det är bättre att skriva en neutral och informativ rubrik, än att försöka hitta på en skruv på nyheten. Journalister skriver oftast nya rubriker om de plockar upp nyheten. Om man tänker webbnyhet är det också lättare att bli hittad för en rubrik som sammanfattar innehållet, än för en som är spexig och inte riktigt har något koppling till innehållet.
5. Glöm inte ingressen
Ingressen är till för att sammanfatta innehållet i din text. Den ska skrivas i fet stil och brukar vara några meningar lång, cirka två–fyra rader. Ibland är det bra att börja med ingressen, för att få med det viktigaste. Andra gånger är det lättare att skriva ingressen i efterhand – när du har en färdig text att sammanfatta.
6. Håll det kort
Du behöver inte skriva en färdig artikel, det är journalistens jobb. Rubrik, ingress, citat och några korta stycken med löptext räcker bra. Är texten för lång är det risk att mottagaren inte orkar läsa. Överskådliga punktlistor är suveräna för kortfattad information eller fakta du vill ha med.
7. Låt människor uttala sig
Citat är alltid bra! De gör neutrala texter mer levande. Här har du också chansen att placera värderingar och åsikter, vilket du ska undvika i den övriga texten. Figurerar det flera olika aktörer i texten kan det vara bra att låta flera personer uttala sig från olika perspektiv. Markera citat med tankstreck (–) eller citattecken och lägg till personens namn och titel i slutet.
8. Glöm inte kontaktpersonen
Målet med pressmeddelandet är att skapa intresse hos journalisten och få dem att vilja plocka upp nyheten. Skriv ut en kontaktperson med telefonnummer och mejladress som journalisten kan kontakta om hen vill ha mer information eller ta andra citat.
9. Klistra in texten direkt i mejlet
Gör det så enkelt som möjligt för journalisten – klistra in hela pressmeddelandet direkt i mejlet (om du mejlar) och använd rubriken i ämnesraden. Pressmeddelanden behöver inte vara snygga, utan framför allt informativa.
10. Kom ihåg att korrekturläsa
Som alltid när det handlar om texter, se till att du har korrläst innan du skickar eller publicerar. Är allt korrekt? Stämmer kontaktuppgifter och eventuella länkar? Låt gärna någon annan läsa igenom, eftersom man ofta blir blind för sin egen text när man har jobbat med den en stund.