Konsten att skriva tydliga mejl

De flesta av oss skriver och tar emot mejl dagligen. Ofta handlar det om konkreta ärenden, som man vill få återkoppling på. Ser man till att vara tydlig blir kommunikationen effektivare – mejlet blir snabbare läst, förstått och besvarat.

1. Skriv en tydlig ämnesrad

Det första man ser av ett mejl är avsändaren och ämnesraden. Här har du chansen att kort sammanfatta vad mejlet handlar om, och framför allt – om du vill att mottagaren ska göra något. I mitt jobb kan ämnesraderna se ut så här:

  • Boka in tid för intervju om ert företag
  • Godkänna text om dig senast 15 feb
  • Träffas hos er 15/2?
  • Färdig text om case
  • Fråga om faktura

Var gärna så specifik du kan. Finns det något datum som mottagaren behöver förhålla sig till? Skriv gärna ut det. Undvik ämnesrader som ”Hej” eller [tom]. Det finns alltid något du kan märka upp ditt ärende med! Det gör det också enklare att senare hitta tillbaka till gamla mejl.

Mejl är en typ av text som många av oss skriver varje dag. Det finns några enkla knep för att mejla ännu tydligare. Foto: Jenny Asp

2. Ett ämne per mejl

När du har satt en rubrik för ditt mejl i ämnesraden – se till att hålla dig till det ämnet. Har du en fråga som gäller något helt annat är det bättre att skicka det i ett nytt mejl, med en ny ämnesrad. Och om du och mottagaren börjar diskutera något helt annat i en gammal mejltråd är det bra att döpa om mejlet eller skapa ett nytt.

3. Använd listor och rubriker för överblick

Har du flera frågor eller saker att ta upp? Eller ska du ge instruktioner? Använd gärna punktlistor, numrerade listor eller tankstreck för att dela upp informationen. Det du vill framföra blir överblickbart och tydligt, och det är större chans att mottagaren tar till sig och besvarar det du behöver få svar på.

Blir varje textsjok ganska långt? Använd gärna mellanrubriker – då blir mejlet ännu tydligare.

4. Väg upp tydlighet med trevlighet

Är man för direkt och kortfattad finns det risk att man låter sur eller tillknäppt i tonen. Mejl handlar inte bara om konkreta ärenden, utan lika mycket om social kontakt. Här kommer ett enkelt sätt att vara tydlig, men ändå trevlig:

  • Tydlig ämnesrad – se det som en rubrik och etikett för ditt mejl
  • Trevlig inledning – koppla till person, ärende eller sammanhang
  • Tydligt ärende – besvara frågor tydligt och dela upp information
  • Trevlig avslutning – runda av och avsluta med en personlig hälsning

5. Läs igenom ditt mejl innan du skickar det

Till sist, läs igenom det du har skrivit och kontrollera att allt stämmer, och att allt är med. Har man bråttom blir det ofta fel.

  • Är allt rättstavat?
  • Har du angett rätt person/personer som mottagare?
  • Har du skrivit rätt namn till mottagaren?
  • Framgår ditt ärende tydligt eller kan du uttrycka dig ännu tydligare?
  • Stämmer tider och datum?
  • Fungerar länkarna?
  • Har du kommit ihåg att bifoga filerna?

Det kanske tar någon extra minut att göra detta, men du besparar både dig och mottagaren eventuella missförstånd, eller extra mejl. Hur vanligt är det inte att behöva skicka ytterligare ett mejl, med filen man nyss glömde bifoga? :)

Jag hoppas att du har fått med dig något för att kunna mejla ännu tydligare och effektivare. Lycka till! 

Tips på mer läsning:

Fem tips för en bra ”Om oss”-sida

”Om oss”-sidan är ofta en av de mest besökta sidorna på webbplatser. Men gång på gång blir man som besökare mest frustrerad av ogenomtänkta och inåtvända texter. Läs mina fem tips på hur du istället skriver en relevant, användbar och engagerande om-sida.

1. Berätta vem du är och vad du gör

Det första jag vill veta när jag hamnar på en sajt är: Vad är det här? Vad är det för organisation och vad gör de? Jag väljer oftast att klicka på ”Om oss” för att snabbt hitta svaren där, och därför blir det i mina ögon sidans främsta syfte att berätta vem man är och vad man gör. Om du inleder om-sidan med en kort och ganska neutral sammanfattning av din verksamhet har du antagligen besparat många besökare en hel del frustration.

Foto: Jenny Asp
Glöm inte att lägga lite krut på om-sidan på din sajt. Foto: Jenny Asp

Ta inte för givet att alla vet vad du gör, eller att de hittar den informationen på startsidan det första de gör. Större organisationer tenderar att ha webbplatser som är späckade av information, och ofta är det svårt att få ett snabbt svar på den viktigaste frågan: Vad är det här?

2. Byt perspektiv till besökarens

Många gör misstaget att skriva för mycket om sig själva på om-sidan. Det är vanligt att ordet ”vi” förekommer mycket oftare än ”du”. Även om du skriver om dig och ditt företag, får du inte glömma bort besökarens perspektiv. Vi är alltid mer intresserade av oss själva än av andra – och det gäller även den som besöker din sajt. Kan du få om-sidan att handla om dig, men även inkludera besökaren har du vunnit mycket.

Utgå från frågorna:

  • Vad kan du hjälpa besökaren med?
  • Vilket behov kan hen tänkas ha?
  • Vad vill besökaren få reda på?
  • Vilket problem kan du lösa?
  • Vad kan hen ha nytta av?

3. Visa upp människorna och det mänskliga

Om-sidan är platsen där man kan tillåta sig att vara mer personlig. Det är också rätt plats för att berätta om sina värderingar, drivkrafter och drömmar. Gör inte misstaget att klippa in text direkt från ett policydokument eller liknande. Den behöver skrivas om för nya läsare och ett nytt sammanhang, så använd en äkta röst och prata direkt med besökaren.

Du kan också välja att lyfta fram människorna bakom organisationen för att skapa förtroende och trygghet. Det gäller oavsett om din verksamhet består av en enda person, eller flera hundra. Människor vill ha kontakt med människor, och en bild är ett enkelt sätt att skapa detta. Om du väljer att skriva mycket om personerna bakom är det smart att göra en undersida för detta, så det inte blir för mycket information på en gång.

4. Lyft fram varför man ska välja dig

Nu har du berättat vem du är, vad du gör och hur du kan hjälpa besökaren. Men vad är speciellt med dig och ditt företag? Varför ska besökaren eller den potentiella kunden välja dig? Lyft fram det som är speciellt och framgångsrikt med din verksamhet, utan att skryta. Håll dig till fakta och visa upp referenser, certifikat eller priser – om det är relevant för saken. Om du har en helt ny verksamhet är det kanske bättre att berätta om visioner, drömmar och mål.

5. Led besökaren vidare

En sista detalj är lätt att glömma: att leda besökaren vidare dit du helst vill att hen ska gå. Det kan vara att kontakta dig, läsa mer om dina produkter eller tjänster, läsa en artikel på din blogg eller något annat. Men låt inte sidan bara ta slut, utan att ha erbjudit en väg vidare på din webbplats.

Vill du ha hjälp med att skriva din ”Om oss”-sida, eller andra webbtexter? Hör av dig till mig.

Tips på mer läsning:

Världsspråket esperanto sprids

Esperanto. Ett internationellt hjälpspråk utan nation som är till för kommunikation mellan människor med olika modersmål. Under ett föredrag om esperanto med Leif Nordenstorm, redaktör för Svenska Esperantoförbundets tidning La Espero berättade han om språkets utbredning, uppbyggnad och varför det har blivit så populärt. 

Man brukar säga att esperanto är ett konstruerat språk, men vilket språk är egentligen inte  konstruerat? Det finns inga naturliga språk eftersom alla är skapade av människan, och därmed också kulturprodukter. Man kan dock säga att esperanto skiljer ut sig genom att ha blivit skapat av en individ, och inte växt fram under lång tid som många andra språk.

Esperanto talas allra mest i östra Europa. Foto: Jenny Asp, i Kroatien

1 000 personer har esperanto som modersmål.
10 000 kan det flytande.
100 000 förstår det bra.
1 000 000 kan förstå det hyggligt.
10 miljoner har ett hum.

Vad beror esperantos framgång på?

Enligt Nordenstorm finns det två anledningar till att språket har blivit så pass framgångsrikt och spridit sig över världen. För det första släpptes språkets rättigheter fria och därmed fick alla språkbrukare använda det som de ville. Det blev ett fritt språk. För det andra började esperantister (esperantotalare) från olika ställen hitta varandra, slå sig ihop och bilda familjer. Dessa barn kom sedan att växa upp med esperanto som förstaspråk. Idag bor de flesta esperantister i Europa.

”Finns det oregelbundna former i esperanto?”
”Nej!”

Så enkel grammatik som möjligt

Esperanto skapades i slutet av 1800-talet med en strävan efter en enkel och regelbunden grammatik utan undantag. Faktum är att grammatiken sedan dess inte har förändrats. Den var så pass bra från början att det inte behövdes. Man ser direkt vilken ordklass ett ord tillhör på dess form. Substantiven slutar på -o, adjektiven på -a, adverben på -e och verb i grundform -i. Plural markeras med -j. Är du nyfiken på mer esperantogrammatik kan du kolla in detta.

Vän = amiko. En god vän = bona amiko.
Vänner = amikoj. Goda vänner = bonaj amikoj.

De flesta orden från romanska språk

Jag har aldrig studerat esperanto, men jag förstår ändå en del när jag läser eller hör det. Det beror nog främst på att 70 % av orden är hämtade från romanska språk, alltså spanska, franska, italienska, portugisiska och rumänska. Kan man något av dessa språk är många ord bekanta redan från början. 20 % av orden kommer från germanska språk, alltså engelska, tyska och de nordiska språken.

Esperantos form i framtiden?

Det som är fascinerande med esperanto är att det fortfarande verkar fungera så pass bra utifrån det språksystem som skapades på 1800-talet. Det ska bli intressant att se hur språket utvecklar sig framöver; kommer det att behålla sin ursprungliga form eller kommer det att förändras med tiden, som de flesta språk gör?

Tips på mer läsning:

Faller du för klyschorna i arbetslivet?

För några år sedan var uttrycken nytänk, viral effekt eller använda verktygslådan frekvent använda på jobbmöten och i presentationer. Ofta använder vi metaforer för att beskriva komplexa skeenden, men en målande metafor kan, om den används för mycket, övergå till en intetsägande och sliten klyscha. Kanske kan du hitta på dina helt egna istället?

vitkål
Växa organiskt? Foto: Jenny Asp

I DN-artikeln Arbetslivets värsta klyschor från 2013 gav språkforskaren Lars Melin och retorikexperten Elaine Eksvärd sin bild av vilka ”buzzwords” som trendar i arbetslivet, bland annat värdegrund, transparens, re-branda, kärnverksamhet, high five-känsla, utmaningar, växa organiskt, innovativ omorganisering, palett och gå igenom en resa.

Slutar att vara målande när det blir välanvänt

När ett metaforiskt uttryck dyker upp är det till en början nyskapande och användbart; det ger en konkret och målande bild åt ett abstrakt uttryck eller en svårgreppad företeelse. Fler börjar använda uttrycket, det blir vedertaget och en dag används det plötsligt överallt, och hela tiden. Det kan då ha gått över till att bli en sliten klyscha. I det fallet har folk tröttnat på uttrycket och det fyller inte längre funktionen av att kännas konkret och målande – utan bara just slitet och intetsägande. Jag har skrivit om uttrycket ”att göra en resa”, som jag upplever som ganska uttjatat.

Skapa dina egna metaforer!

Om man vill nå fram med sitt budskap och bli lyssnad på kan det vara läge att byta ut uttjänta uttryck och hitta egna sätt att uttrycka sig på. Att använda sig av metaforer är inte fel, tvärtom! De behövs för att vi ska greppa och föreställa oss komplicerade och abstrakta fenomen. Och när du skapar dina alldeles egna, då blir det extra beskrivande och målande. Eftersom det är helt nytt.

Tips på mer läsning:

Därför vill vi ha enkelhet i en komplex värld

Vi lever i en komplex värld som svämmar över av information. Vart vi än vänder oss kan vi ta till oss en mängd information, och med mobilerna i fickan är allt bara ett knapptryck bort. Homo effectivus vill inte alltid ha mer att välja på – utan mindre. Därför kan det enkla ofta vara det mest tilltalande.

Vi producerar information i en allt snabbare takt

Vi lever i en värld överbelastad av information. Och skapandet av denna information ökar bara snabbare och snabbare. 90 % av all data människan någonsin har producerat, har tillkommit under de två senaste åren. Internet har gjort det enklare än någonsin att producera mycket och frekvent, något som ibland görs bara för att det är möjligt.

Ju mer komplex vår värld blir – desto mer eftersträvar vi enkelhet och klarhet. Foto: Jenny Asp

Svårt att hitta och sålla ut det som är relevant

Ju mer innehåll som skapas, desto mer information behöver vi ta ställning till. Det blir också svårare att hitta det vi söker och sålla ut det som är relevant, när det ständigt brusar runtom oss och mycket utgörs av skräp. Enkla valmöjligheter, enkel design, enkla förklaringar, enkla funktioner. Ju mer komplex vår värld blir – desto mer eftersträvar vi enkelhet och klarhet.

Homo effectivus vill ha färre val

Den nutida människan kallas ibland för homo effectivus, och som sådana vill vi inte ha mer information utan vi vill spara tid och energi, genom att skala bort val och information. Ur detta perspektiv finns det alltså inget mervärde att få fler valmöjligheter, utan det blir värdefullare med enkla val.

Vi vill enkelt kunna hitta det vi söker – och inte mer.
Vi vill kunna få en överblick och förstå.
Vi vill få hjälp med att göra våra val.
Vi vill att det ska vara enkelt.  

Tips på mer läsning:

Varför föredrar vi enkla texter?

Enkelt är smart. Och att skriva enkelt och tydligt hör ihop. Om en text är tydlig i tanken, språket och dispositionen blir den också enklare att läsa, förstå och komma ihåg. Den upplevs också som bättre och sannare av läsaren. Men vad beror det här på rent psykologiskt?

Enkla texter ger kognitivt flyt och en positiv känsla

I boken Tänka, snabbt och långsamt skriver Daniel Kahneman, professor i psykologi om hur vi ofta fattar beslut på snabba och spontana impulser, bra mycket mer intuitivt och omedvetet än vi själva tror. Det gäller även läsning av texter.

När vi läser en text finns det en rad faktorer som gör att vi uppfattar den som enkel eller svår, tydlig eller otydlig. Känns texten enkel och tydlig bidrar det till att vi känner ett kognitivt flyt – och blir därmed mer positivt inställda till den. Texten uppfattas som bättre, sannare, bekantare och behagligare.

Är texten krånglig och läsningen svår sker motsatsen. Vi får ägna mer energi åt att läsa texten, vi blir också vaksamma, misstänksamma, mer negativt inställda till texten och mer benägna att leta fel i den.

Orsaker bakom kognitivt flyt och vilka effekter det får för läsningen av en text. Källa: Daniel Kahneman, Tänka, snabbt och långsamt.

Maximera läsbarheten på fyra sätt

Som skribent är det därför smart att göra allt för att minska den kognitiva belastningen hos läsaren, något som sker genom att man maximera läsbarheten. Att öka textens läsbarhet kan göras genom att:

  • formulera sig enkelt
  • göra budskapet lätt att minnas, t.ex. genom upprepningar
  • jobba med tydliga kontraster mellan text och bakgrund
  • använda lättläsliga typsnitt.

Nästa gång du läser en text som du uppfattar som ovanligt lätt eller ovanligt svår att ta till sig – fundera på vad det kan bero på. Och vad får det för effekter hos dig som läsare?

Tips på mer läsning:

Så skriver du tydliga länktexter

svartvit husfasad
Visa vart dina länkar leder och skriv vad som händer om man klickar på dem.  Foto: Jenny Asp

Länktext (text inuti länkar) är ett viktigt men ofta underskattat textelement. I ett annat inlägg skriver jag om länkars betydelse för sökmotoroptimering. Här fokuserar jag istället på länkarnas betydelse för läsaren och ger fem tips för hur man skriver tydliga och informativa länktexter i löptext.

I slutet av varje tips finns två olika varianter på länktexter. Först kommer ett varningsexempel på hur man inte bör skriva, och efter likamedtecknet (=) kommer ett förslag på hur man kan skriva länktexten bättre.

1. Skriv vad länken leder till

Ofta ser man länktexter som: ”läs mer”, ”klicka här” eller bara ”här”. Som läsare vet vi redan om dessa tre saker – länkar leder till mer läsning, man klickar på dem och man gör det här. Försök istället att skriva vad länken leder till så att läsaren förstår var man hamnar och vad som händer när man klickar på länken.

  • Programmet finns även som pdf. Läs det här.
    Ladda ner programmet som pdf.

2. Se länken som en fristående etikett

Det är dessutom vanskligt att använda innehållsfattiga länktexter som ”klicka här”, ur ett tillgänglighetsperspektiv för synskadade. De får ofta länktexterna upplästa separat, med talsyntes, och vad ger då ”klicka här” eller ”här” för information till denna person? Ingenting. Försök därför skriva länkar som fungerar som fristående etiketter.

  • Vill du läsa mer om sopsortering? Klicka här.
    = Läs mer om sopsortering.

3. Använd länken som en uppmaning

En länk fungerar som en uppmaning. Det kan handla om att uppmana till vidare läsning, att anmäla sig, kontakta någon, köpa en produkt, kommentera på en artikel eller liknande. Oavsett vad du vill uppmana läsaren till kan det vara smart att inkludera hela uppmaningen i länktexten. Dels blir det tydligt vad man ska göra, dels syns uppmaningen bättre eftersom länktexter i en särskild färg sticker ut från resten av löptexten.

  •  Här anmäler du dig till vårt nyhetsbrev.
    Anmäl dig till vårt nyhetsbrev.

4. Placera de viktigaste orden först

När vi läser på webben skannar vi efter viktig och relevant information. Jag har tidigare bloggat om att skanningspunkter är viktiga för skrivande på webben, och även länkar är en sådan typ text som våra ögon stannar till vid. Just för att det sticker ut från resten av texten. Vi ser de första orden i texten bäst, så lägg nyckelordet tidigt i länktexten.

  • Nu finns nästa veckas lunchmeny ute.
    = Nu finns lunchmenyn för nästa vecka ute.

5. Samla många länkar i en länklista

Ibland har man många länkar man vill trycka in i en och samma text. Då kan det vara smart att samla dessa i en lista istället. Prioritera alltid läsbarheten – blir det rörigt att var och varannan fras består av en länk kan man med fördel samla ihop dessa i slutet av texten eller i en sidomeny.

  • Som jag läste i artikel x, artikel y och artikel z.
  • Källor:
    artikel x
    artikel y
    artikel z
Alltså, för att skriva tydliga, lättförståeliga och informativa länkar som hjälper läsaren ska du tänka på att 1) skriva vad länken leder till, 2) se den som en fristående etikett, 3) länka hela uppmaningen, 4) placera de viktigaste orden först och 5) hellre samla många länkar i en lista än att ha dem i löptext . Lycka till!

Tips på mer läsning:

SEO-tips för skrivande på webben

Länkar och kedjor
Håll koll på vad du länkar och hur du länkar. Foto: Jenny Asp

SEO (search engine optimization) kallas sökmotoroptimering på svenska och innebär att man optimerar webbinnehållet så att sajten hittas, värdesätts och rankas högt av sökmotorerna. Vad ska man då tänka på själv när man skriver texter på webben? Jag har sammanfattat en SEO-föreläsning av Daniel Erkstam.

”Det handlar om att hjälpa Google att förstå vad du gör, då är det större chans att du blir hittad för det du vill bli hittad.”

SEO och tillgänglighet för synskadade går hand i hand

En sökmotor läser inte av webbinnehåll på samma, visuella sätt som de flesta människor gör. Den utgår istället från koden och läser av innehållet utifrån hur vi har valt att kategorisera det. En viktig sak man ska komma ihåg är att många synskadade också surfar på nätet, och de läser ungefär på samma sätt som Google. Därför ska man vara noga med att märka upp sitt innehåll med rätt rubriker, tydliga länkar och bildinformation. Då är du tydlig mot både sökmotorn och mot de som läser med hjälpmedel.

”Har man gjort webbplatsen så att den funkar för synskadade som använder hjälpmedel, så funkar det också för Google. Och vice versa.”

1. Ta reda på vad folk använder för sökord

Ofta har man en bild av vad ens verksamhet gör, och det behöver inte alltid stämma överens med hur andra ser det. Man är också inne i sitt eget språk och använder specifika ord och termer, som kan skilja sig väsentligt mot hur utomstående uttrycker sig när de googlar. Därför är det viktigt att ta reda på vad folk faktiskt söker på.

  • Använd Google för att se vad folk googlar på mest just nu, i det område du befinner dig i. För några år sedan infördes Google Instant – funktionen som gör att när du börjar skriva fylls det automatiskt i vanliga sökord och synonymer i sökrutan.
  • Analysera statistiken för att se vad folk har sökt på innan de trillar in på din sajt. Ibland kanske du blir hittad på ord och sökningar du inte alls trodde. Google Analytics och Verktyg för webbansvariga är bra verktyg att använda.

”Företag kallar ofta sina tjänster för något specifikt och ganska internt, som inte alls är det folk googlar på.”

2. Tänk på hur du använder länkar i dina texter

För ett antal år sedan var det ganska enkelt att fuska sig till en hög ranking sökmässigt på grund av stora antal länkar till och från sajter. Idag ställs det högre krav på att länkar är relevanta, så se till att du bara länkar till och från din sajt när det är befogat.

  • Fundera extra över formuleringarna i den text du länkar. Ord inom länken värderas högre så se till att placera viktiga ord där och beskriv vad länken leder till.
  • Se till att dina länkar leder någonstans. Sökmotorerna tycker inte om återvändsgränder eller trasiga länkar och detta kan leda till att din sajt rankas lägre.
  • Länka till innehåll som handlar om liknande saker som ditt eget. Kopplingar mellan innehåll som stämmer överens innehållsmässigt värdesätts av sökmotorerna.

3. Glöm inte bort att beskriva dina bilder

”Google kan inte läsa bilder. Beskriv därför gärna bilden.”

Många glömmer bort att döpa och beskriva sina bilder på ett relevant sätt. Det här är viktigt och behöver göras av flera skäl: för att sökmotorerna ska kunna tolka bilden, för att synskadade ska förstå vad bilden föreställer, för att bilden ska hittas i bildsökningar och för att ditt innehåll ska bli sökbart på flera sätt.

  • Döp bilden till något beskrivande. Ofta låter man bildfilen fortsätta heta något i stil med DSC3471. Det är inte särskilt informativt. Utnyttja tillfället och döp bilden till något vettigt istället. Det tjänar alla på.
  • Lägg till mer information i <title>. Detta är texten som syns när du för muspekaren över bilden. Här kan man lägga information som fotografens namn till exempel, om du inte behöver ha det i den direkta bildtexten.
  • Lägg till alternativ text i <alt>. Om man stänger av bildvisningen är det denna text som dyker upp istället. Beskriv vad bilden föreställer och försök samtidigt få med viktiga ord. Det är viktigt för både tillgänglighet och bildsökningar.

4. Sociala medier och bloggar är viktiga för SEO

”Google värderar sociala medier högre nu än tidigare. Men Wikipedia värderas fortfarande högst av allt.”

Bloggar och sociala medier är aktiva kanaler som gör att din sajt ideligen fylls på med nytt innehåll om du kopplar ihop dem. Detta värdesätts av sökmotorerna och driver trafik.

  • Håll igång din blogg och koppla den och andra flöden till din sajt.
  • Få länkar till din sajt genom att kommentera på andras bloggar. Men var relevant!

Tips på mer läsning: