Dela upp din text – så blir den lättare att läsa

När du delar upp din text och gör den lätt att skanna av, blir den lättare att läsa. Det här är särskilt viktigt på webben – där vi skumläser och snabbt överger en text om den känns för svårläst eller ointressant. Här kommer nio tips på hur du kan dela upp texten och skapa överblick för läsaren. 

1. Tydliga rubriker

Rubriken är ofta det första du ser av en text – och många gånger är det den som avgör om du läser vidare eller inte. På webben är det tydlighet som gäller, både för läsaren och sökbarhetens skull. Skriv rubriker som sammanfattar innehållet, och använd vanliga ord som du kan bli hittad på.

2. Sammanfattande ingresser

En ingress är en fetmarkerad inledning av en text. I några få meningar sammanfattar du textens innehåll, och ger läsaren en chans att avgöra om hen vill läsa vidare eller inte. Ingressen fungerar både som en sammanfattning för texten och som en lockande väg in i en text.

Ögat dras till det som sticker ut, även i text. Foto: Jenny Asp

3. Luftiga stycken

På webben skapar du stycken med hjälp av blankrader. De gör att texten känns luftig och lätt att överblicka. Ett nytt stycke tar upp någonting nytt – en ny tanke, ett nytt ämne eller en ny kategori. På webben kan man ha ganska korta stycken, eftersom många läser på små skärmar där raderna blir korta.

4. Vägledande mellanrubriker

Mellanrubriker är perfekta för att lätta upp en längre text och lyfta fram information. De utgör också punkter som ögat söker sig till vid snabb läsning. Om man letar efter specifik information kan mellanrubrikerna guida dig till rätt del av texten. Tänk på att läsaren ska få reda på något, bara genom att läsa mellanrubriken.

5. Kompakta punktlistor

Punklistor är fantastiska för kortfattad information som enkelt kan delas upp. De passar särskilt bra när många saker ska räknas upp i samma mening, eftersom de gör informationen kompakt och lättöverskådlig. Tänk bara på att inte ha för många, eller för långa punkter.

6. Informativa bildtexter

De flesta texter samspelar med bilder. Ögat älskar bilder och blicken dras därför också gärna till den text som står bredvid eller under bilden. Se till att använda den platsen för att ge läsaren information och ingångar till den övriga texten.

7. Samlande faktarutor

Om du har en faktatung text blir den lättare att läsa om du lyfter ut viss information till en faktaruta. Här kan du också samla spretiga fakta som inte riktigt passar in i resten av texten.

8. Fetstilade fraser

Att markera nyckelord eller fraser med fetstil är ett sätt att framhäva något viktigt. Blicken dras direkt till det som grafiskt sticker ut i texten. Se bara till att du inte strösslar med fetstil allt för mycket – det kan uppfattas som stökigt.

9. Markerad call to action

Vill du att användaren ska göra något efter att ha läst din text? Se då till att ha med en tydlig och enkel call to action – en uppmaning till handling. Det kan vara ”Läs mer om ämnet”, ”Köp din biljett” eller ”Lägg i varukorgen”. Du kan markera den med hjälp av en länk eller knapp som sticker ut från resten av texten.

Vill du lära dig mer om att skriva rubriker, ingresser, punktlistor eller call to action?

 

Tips på mer läsning:

Vad är UX-writing?

Mer och mer information och innehåll blir digitalt. Vi uträttar fler ärenden digitalt – och behöver ofta bli guidade med rätt ord. Detta är UX-writing, eller UX-copy – ett område som växer stort. Det handlar om orden och instruktionerna som hjälper oss längs vägen till det vi vill göra. Målet är att tjänsten ska upplevas smidig, enkel och begriplig.

UX – inte bara design

UX är en förkortning av User Experience och innebär användarens upplevelse av en digital tjänst eller produkt. Länge har UX-design handlat om just design och visuella uttryck – och inte lika mycket om ord. Men faktum är att informationen och hur den är utformad spelar minst lika stor roll för hur man upplever en tjänst.

Därför blir titlar som ux-copy, ux-writer och ux-skribent vanligare för varje dag som går. För allt fler inser just hur viktigt det är att låta designer och textmänniskor arbeta tillsammans, i ett tidigt skede, för att utforma tjänster som fungerar riktigt bra att använda.

”UX-writing är att formulera koncisa ord och texter som bidrar till digitala användarupplevelser som håller ihop, leder besökaren rätt och är en fröjd att ta del av.” (Mattias Åkerberg, Please Copy Me)

Foto: Jenny Asp

UX-copyn ser till att saker funkar

Vad använder du appar, webbplatser och Google till? Antagligen oftast för att ta reda på information, vara social eller genomföra konkreta ärenden. Som att kolla öppettider, boka en resa, betala en räkning, läsa om ett företag eller köpa en produkt. Vad är det viktigaste för dig som användare? Jo, att det funkar. Att du hittar det du söker och kan genomföra det du tänkt dig.

En UX-skribent fokuserar på användaren och har en helhetssyn på den resa som användaren gör genom en tjänst, eller en webbplats. Man kan tänka sig UX-copyn som en hjälpsam hand som guidar läsaren genom informationen.

”UX-copys främsta syfte är framför allt att skapa kommunikation som är tydlig, enkel och hjälpsam.” (Stockholms Skrivbyrå, UX-copy sa du? Det är dags att sätta namn på oss)

Det upplevda krånglet kan bli dyrt

Ett stort misslyckandet är när användaren inte hittar rätt information, inte förstår vad som menas, inte orkar leta vidare längre utan går någon annanstans, inte genomför köpet eftersom det inte fungerar eller tappar förtroendet för avsändaren – eftersom det upplevs som krångligt. Företaget tappar kunder, eller så blir kundtjänsten extremt belastad – eftersom det uppstår frågetecken.

För att undvika det här behöver man inse att all text är betydelsfull, från tydliga länktexter till informativa rubriker och felmeddelanden. Inom UX-writing talar man ofta om mikrocopy, alltså de korta texter som står på knappar, i länkar och i menyer. Hur de är formulerade spelar stor roll, för hur väl läsaren förstår innehållet och känner sig bemött.

UX + klarspråk = sant

UX-writing handlar alltså om att fokusera på användaren och hens behov. Genom att skriva tydligt, enkelt och hjälpsamt leder man användaren rätt genom informationen och skapar en trevlig upplevelse. Vem som helst ska kunna förstå och använda tjänsten, oavsett tidigare erfarenheter eller kunskaper.

Det här rimmar väl med att skriva klarspråk, något som också ligger mig varmt om hjärtat. Tydlighet, enkelhet, begriplighet och att texten fungerar i sitt sammanhang gäller både UX-copy och klarspråk.

Tips på mer läsning:

Fem tips för en bra ”Om oss”-sida

”Om oss”-sidan är ofta en av de mest besökta sidorna på webbplatser. Men gång på gång blir man som besökare mest frustrerad av ogenomtänkta och inåtvända texter. Läs mina fem tips på hur du istället skriver en relevant, användbar och engagerande om-sida.

1. Berätta vem du är och vad du gör

Foto: Jenny Asp
Glöm inte att lägga lite krut på om-sidan på din sajt. Foto: Jenny Asp

Det första jag vill veta när jag hamnar på en sajt är: Vad är det här? Vad är det för organisation och vad gör de? Jag väljer oftast att klicka på ”Om oss” för att snabbt hitta svaren där, och därför blir det i mina ögon sidans främsta syfte att berätta vem man är och vad man gör. Om du inleder om-sidan med en kort och ganska neutral sammanfattning av din verksamhet (tänk Wikipedia) har du antagligen besparat många besökare en hel del frustration.

Ta inte för givet att alla vet vad du gör, eller att de hittar den informationen på startsidan det första de gör. Större organisationer tenderar att ha webbplatser som är späckade av information, och ofta är det svårt att få ett snabbt svar på den viktigaste frågan: Vad är det här?

2. Byt perspektiv till besökarens

Många gör misstaget att skriva för mycket om sig själva på om-sidan. Det är vanligt att ordet ”vi” förekommer mycket oftare än ”du”. Även om du skriver om dig och ditt företag, får du inte glömma bort besökarens perspektiv. Vi är alltid mer intresserade av oss själva än av andra – och det gäller även den som besöker din sajt. Kan du få om-sidan att handla om dig, men även inkludera besökaren har du vunnit mycket.

Utgå från frågorna:

  • Vad kan du hjälpa besökaren med?
  • Vilket behov kan hen tänkas ha?
  • Vad vill besökaren få reda på?
  • Vilket problem kan du lösa?
  • Vad kan hen ha nytta av?

3. Visa upp människorna och det mänskliga

Om-sidan är platsen där man kan tillåta sig att vara mer personlig. Det är också rätt plats för att berätta om sina värderingar, drivkrafter och drömmar. Gör inte misstaget att klippa in text direkt från ett policydokument eller liknande. Den behöver skrivas om för nya läsare och ett nytt sammanhang, så använd en äkta röst och prata direkt med besökaren.

Du kan också välja att lyfta fram människorna bakom organisationen för att skapa förtroende och trygghet. Det gäller oavsett om din verksamhet består av en enda person, eller flera hundra. Människor vill ha kontakt med människor, och en bild är ett enkelt sätt att skapa detta. Om du väljer att skriva mycket om personerna bakom är det smart att göra en undersida för detta, så det inte blir för mycket information på en gång.

4. Lyft fram varför man ska välja dig

Nu har du berättat vem du är, vad du gör och hur du kan hjälpa besökaren. Men vad är speciellt med dig och ditt företag? Varför ska besökaren eller den potentiella kunden välja dig? Lyft fram det som är speciellt och framgångsrikt med din verksamhet, utan att skryta. Håll dig till fakta och visa upp referenser, certifikat eller priser – om det är relevant för saken. Om du har en helt ny verksamhet är det kanske bättre att berätta om visioner, drömmar och mål.

5. Led besökaren vidare

En sista detalj är lätt att glömma: att leda besökaren vidare dit du helst vill att hen ska gå. Det kan vara att kontakta dig, läsa mer om dina produkter eller tjänster, läsa en artikel på din blogg eller något annat. Men låt inte sidan bara ta slut, utan att ha erbjudit en väg vidare på din webbplats.

Tips på mer läsning:

Vara kreativ – ensam eller tillsammans?

Kreativitet i grupp eller i avskildhet – vad fungerar egentligen bäst? De flesta av oss behöver båda aspekterna, men vi fungerar också olika som människor. Introverta personer är ofta som mest kreativa i lugna miljöer där tankarna får ta plats, medan extroverta stimuleras av livliga diskussioner i grupp. 

Ofta är en kreativ idé, en kreativ process och ett kreativt resultat beroende av både individuella och gemensamma insatser. Foto: Jenny Asp

Få idéer själv eller skapa i grupp?

Att vara kreativ innebär att både vara i gemenskap och i ensamhet. Många får sina bästa idéer tillsammans med andra, men genomför dem kanske ensamma på kammaren – skrivandes, sjungandes eller planerandes. Andras tankeverksamheter är som mest aktiva i ensamma stunder – i badkaret, i motionsslingan eller i sängen precis innan sömnen tar över – men utförandet av idéerna kanske görs senare i grupp.

Både avskildhet och sällskap behövs

Vi behöver både det utåtriktade och det inåtvända. Struktur behövs för det kreativa resultatet, något som för mig oftast sker i avskildhet. Men vi behöver också omge oss av andra kreativa människor för att höja upp varandra och tillsammans uppnå mer. Båda delarna behövs. Kreativa människor är oftast både utåtriktade och inåtvända och kan växla mellan de olika lägena för att använda det bästa av båda.

Extroverta och introverta fungerar olika

Men vi fungerar på olika sätt. Författaren Susan Cain beskriver i boken Tyst: de introvertas betydelse i ett samhälle där alla hörs och syns olika sätt vi får energi på, och att vi behöver olika mycket stimulans. Introverta personer behöver mindre stimulans och får energi av tystnad, tankar och den inre världen. Extroverta söker mer stimulans och får energi av tal, människor och den yttre världen. Introverta reflekterar, extroverta reagerar.

Om man tar hänsyn till den aspekten blir det tydligt att vi också är kreativa på olika sätt. Brainstorming, snabba beslut och större gruppdiskussioner kanske passar den extroverta bättre medan reflektion, betänketid och nära samtal ligger den introverta närmare till hands.

Hitta det som funkar för dig

Det viktigaste är trots allt att hitta det som passar bäst för en själv. När känner du dig som mest kreativ – i ensamhet eller avskildhet? Vilken aktivitet utför du när du tänker som bäst? När får du dina bästa idéer? Med vilka människor känner du dig som mest levande och fylld av idéer? I vilka situationer löser du lättast problem? I vilken miljö har du lättast att fokusera? På vilket sätt jobbar du när du känner flow?

Svaren leder dig mot din mer kreativa miljö. Mot ditt mer kreativa varande.

Tips på mer läsning:

Så – ordet som (så) ofta kan strykas i skrift

”Enligt henne så beror detta på…”, ”Igår så hände…”, ”Och klockan åtta så kommer…”. Känner du igen detta? Det handlar om en överflödig användning av ordet . Vi utnyttjar det frekvent när vi talar, men också ofta när vi skriver. Att använda på det här viset ger lätt din text en pratig ton. Stryk det och du får en renare text. 

Ofta som utfyllnad i tal

Ordet har många användningsområden – som de flesta korta formord har i vårt språk. En av funktionerna är utfyllnad, till exempel ”Ikväll ska jag laga något gott till middag”, där egentligen inte fyller någon särskild funktion. Plockar vi bort det händer inte mycket med innebörden, utan meningen betyder fortfarande samma sak.

Används ofta i början av en mening

Foto: Jenny Asp

Vi sätter ofta in ordet i början av meningen, efter satsens fundament (det led som står före det finita verbet). Några exempel:

  • Ikväll ska jag…
  • Oftast beror det på…
  • När jag var liten brukade jag…

Här använder vi för att visa på gränsen mellan bakgrundsinformationen och resten av satsen.

Det fungerar som en liten paus mellan inledning och det som följer efteråt, något som i skrift kan ersättas med ett kommatecken om förledet är långt (till exempel en hel bisats). Ju kortare det första ledet är, desto mindre behov finns det av ett i skrift.

Skippa och få en mindre pratig text

Just eftersom vi ofta använder när vi talar, följer det även med när vi skriver. Det sker ofta automatiskt och man märker inte alltid att man använder det i sin text. Men texter som strösslas med sådana här så-n får ett pratig effekt och uppfattas som talspråklig av läsaren.

Ett tips är alltså att stryka överflödiga så-n, använd sökfunktionen (ctrl + F) i dokumentet och se över vilka som behövs och vilka som kan strykas. Texten kommer att stramas upp och blir mer stringent.

Tips på mer läsning:

Därför vill vi ha enkelhet i en komplex värld

Vi lever i en komplex värld som svämmar över av information. Vart vi än vänder oss kan vi ta till oss en mängd information, och med mobilerna i fickan är allt bara ett knapptryck bort. Homo effectivus vill inte alltid ha mer att välja på – utan mindre. Därför kan det enkla ofta vara det mest tilltalande.

Vi producerar information i en allt snabbare takt

Vi lever i en värld överbelastad av information. Och skapandet av denna information ökar bara snabbare och snabbare. 90 % av all data människan någonsin har producerat, har tillkommit under de två senaste åren. Internet har gjort det enklare än någonsin att producera mycket och frekvent, något som ibland görs bara för att det är möjligt.

Ju mer komplex vår värld blir – desto mer eftersträvar vi enkelhet och klarhet. Foto: Jenny Asp

Svårt att hitta och sålla ut det som är relevant

Ju mer innehåll som skapas, desto mer information behöver vi ta ställning till. Det blir också svårare att hitta det vi söker och sålla ut det som är relevant, när det ständigt brusar runtom oss och mycket utgörs av skräp. Enkla valmöjligheter, enkel design, enkla förklaringar, enkla funktioner. Ju mer komplex vår värld blir – desto mer eftersträvar vi enkelhet och klarhet.

Homo effectivus vill ha färre val

Den nutida människan kallas ibland för homo effectivus, och som sådana vill vi inte ha mer information utan vi vill spara tid och energi, genom att skala bort val och information. Ur detta perspektiv finns det alltså inget mervärde att få fler valmöjligheter, utan det blir värdefullare med enkla val.

Vi vill enkelt kunna hitta det vi söker – och inte mer.
Vi vill kunna få en överblick och förstå.
Vi vill få hjälp med att göra våra val.
Vi vill att det ska vara enkelt.  

Tips på mer läsning:

Varför föredrar vi enkla texter?

 Om en text är tydlig i tanken, språket och dispositionen blir den också enklare att läsa, förstå och komma ihåg. Den upplevs också som bättre och sannare av läsaren. Men vad beror det här på rent psykologiskt?

Enkla texter ger kognitivt flyt och en positiv känsla

I Tänka, snabbt och långsamt skriver Daniel Kahneman, professor i psykologi, om hur vi ofta fattar beslut på snabba och spontana impulser, bra mycket mer intuitivt och omedvetet än vi själva tror. Det gäller även läsning av texter.

När vi läser en text finns det en rad faktorer som gör att vi uppfattar den som enkel eller svår, tydlig eller otydlig. Känns texten enkel och tydlig bidrar det till att vi känner ett kognitivt flyt – och blir därmed mer positivt inställda till den. Texten uppfattas som bättre, sannare, bekantare och behagligare.

Är texten krånglig och läsningen svår sker motsatsen. Vi får ägna mer energi åt att läsa texten, vi blir också vaksamma, misstänksamma, mer negativt inställda till texten och mer benägna att leta fel i den.

Orsaker bakom kognitivt flyt och vilka effekter det får för läsningen av en text. Källa: Daniel Kahneman, Tänka, snabbt och långsamt.

Maximera läsbarheten på fyra sätt

Som skribent är det därför smart att göra allt för att minska den kognitiva belastningen hos läsaren, genom att man maximera läsbarheten. Och det gör du genom att

  • formulera dig enkelt
  • göra budskapet lätt att minnas, t.ex. genom upprepningar
  • dela upp texten
  • jobba med tydliga kontraster mellan text och bakgrund
  • använda lättläsliga typsnitt.

Nästa gång du läser en text som du uppfattar som ovanligt lätt eller ovanligt svår att ta till sig – fundera på vad det kan bero på. Och vad får det för effekter hos dig som läsare?

Tips på mer läsning:

Sms-språket – ett lingvistiskt mirakel?

I  alla tider har de äldre förfärats över de yngres språkbruk och pekat på språkets förfall. Idag anser många att de snabba kommunikationssätten sms, chatt och mejl utarmar det traditionella skriftspråket. Men blir verkligen språket sämre på grund de nya medierna? Flera språkforskare och lingvister visar på motsatsen. 

Vi skriver sällan som vi talar

Först av allt kom talspråket. Det är vårt primära sätt att kommunicera med varandra och skriften uppfanns långt senare för att kunna efterlikna talet. Eftersom skriftspråket är det vi ser tror vi oftast att vi pratar som vi skriver. Men det stämmer inte.  Talspråket är lösare till sin struktur och kräver inte alls samma regler som skriftspråket för att förstås.

Ny teknik medför nya sätt att kommunicera på

Länge var det svårt att skriva som man faktiskt talade, något som lingvisten John McWorther tar upp i TED-föreläsningen ”Txtng is killing language”. För att kunna skriva som man talar måste man både ha en snabb teknik och en snabb respons från den man skriver till. Det är detta som mobiltelefonerna har. Den nya tekniken har medfört att vi kan kommunicera skriftligt på ett sätt som tidigare inte var möjligt.

”In a way, texting is not writing at all”
(John McWorther, TED)

Ger sms-språket en breddad lingvistisk repertoar? Foto: Jenny Asp

Ett helt nytt språk skapas

En helt ny typ av språk växer fram rakt under näsan på oss. Och det är ett lingvistiskt mirakel. Det menar McWorther, och språkforskaren Theres Bellander är av samma åsikt. Hon hävdar att ungdomar skapar ett kreativt och känslosamt språk genom de nya kanalerna. 

Ungdomar skiftar snabbt mellan språksituationer

Enligt Bellander är ungdomarna de språkliga vinnarna, eftersom de behärskar många olika slags språksituationer samtidigt. De vet också hur och när de ska skifta mellan de olika språkliga arenorna. Sms-språket hör till mobilen och tar sig alltså inte in i uppsatsskrivandet eller i cv:t. McWorther kallar till och med ungdomarna för flerspråkiga och påstår att de genom sms-språket expanderar sin lingvistiska repertoar.

Onödig oro för språkets förfall

Det finns därför inget behov av att oroa sig för de yngres språkbruk. Och tillhör du den yngre generationen har du nu svar på tal när du får bekymrade kommentarer. Oavsett vilken språkgeneration du tillhör – kom ihåg att vissa alltid oroar sig för utveckling. Men det finns aldrig något automatiskt likhetstecken mellan språklig förändring och språkligt förfall.

Tips på mer läsning:

10 tips för att skapa innehåll

Att besvara de vanligaste frågorna du brukar få kan ge värdefullt innehåll för dina besökare, kunder eller följare. Foto: Jenny Asp

Driver du en blogg och har idétorka? Eller är du precis i startgroparna för att börja skriva artiklar för att dela med dig av ditt kunnande? Här kommer tio tips på hur du kan skapa en idébank för kunskapsbaserat innehåll på din webb eller sociala medier.

1. Vad vill dina besökare och följare få reda på? Fokusera på det.

2. Vad söker de för information? Fråga och utnyttja sökhistorik för att hitta svar.

3. Vad sitter du på för särskild kunskap? Kom ihåg att alla inte kan det du kan.

4. Vilka är de vanligaste frågorna du brukar få? Besvara dem!

5. Vad har dina kunder och besökare för utmaningar? Försök att ge lösningar.

6. Vilka konkreta tips kan du ge inom ditt område? Dela med dig.

7. Vilka trender gäller just nu? Gör trendspaningar på det du har bäst koll på.

8. Kan du guida läsaren genom svårnavigerade områden? Förenkla och förklara.

9. Känner du till andra som skriver inom ditt område? Länka vidare och bjud på tips.

10. Vilka texter och vilket innehåll gillar du själv att läsa? Ta inspiration av andra.

Tips på mer läsning:

Budskapet viktigt för framgångsrika trender

Vad är det som gör att vissa företeelser kan slå igenom på så kort tid? Som med mycket annat handlar det om kommunikation: vem som sprider budskapet, i vilket sammanhang och hur pass starkt budskapet är. Inte minst handlar det om att presentera budskapet på ett språk som alla kan förstå och ta till sig. Jag har läst Malcolm Gladwells bok The Tipping Point.

Ibland blir klipp virala och världskända – på bara några dagar. Malcolm Gladwell talar om mem och sociala epidemier. När väl ett fenomen har slagit igenom vill vi gärna haka på trenden så snabbt som möjligt. Eller så motsätter vi oss den starkt. I båda fallen handlar det mycket om vårt sökande efter tillhörighet. Genom att ta ställning för eller emot något bidrar vi till att skapa vår identitet.

Foto: Jenny Asp

Men hur går då detta till? Vad är det som bidrar till att vissa fenomen slår igenom och andra inte? Gladwell listar fyra faktorer som ligger bakom framgångrsika trender.

1. Vem som sprider budskapet. De människor som lyckas få igång en social epidemi har oftast speciella positioner i samhället. De har hög status, ett stort kontaktnät, energi och en personlighet nog för att sprida entusiasmen vidare och övertyga om budskapets kraft.

2. Hur pass klibbigt budskapet är. Ett budskaps framgång avgörs av hur väl det lyckas få människor att stanna upp, uppmärksamma och göra det avsedda av vad de nyss har läst, hört eller sett. Ett klibbigt budskap fastnar, stannar kvar i minnet, och sporrar till handling. Finner man en mening i det man ser, kan man förstå det och integrera det i sitt eget liv – då tar man också till sig det.

3. Vilket sammanhang budskapet finns i. Vi formas starkt av vår yttre miljö och därför är tiden och platsen avgörande för sociala epidemier. Ofta krävs det bara mindre förändringar i sammanhanget för att vi ska ta till oss budskapet på helt olika sätt.

4. Att budskapet presenteras så att alla förstår. Framgångsrika budbärare översätter idéer och information från en specialiserad värld till den vanliga dödliga. Budskapet presenteras på ett språk som alla kan förstå och kan ta till sig.

Och det sista tror jag är riktig viktigt. Tiden då komplicerat och invecklat språk imponerade på oss är förbi. Vi vill omedelbart förstå vad det handlar om och på vilket sätt det berör oss.

Tips på mer läsning: