Konsten att skriva tydliga mejl

De flesta av oss skriver och tar emot mejl dagligen. Ofta handlar det om konkreta ärenden, som man vill få återkoppling på. Ser man till att vara tydlig blir kommunikationen effektivare – mejlet blir snabbare läst, förstått och besvarat.

1. Skriv en tydlig ämnesrad

Det första man ser av ett mejl är avsändaren och ämnesraden. Här har du chansen att kort sammanfatta vad mejlet handlar om, och framför allt – om du vill att mottagaren ska göra något. I mitt jobb kan ämnesraderna se ut så här:

  • Boka in tid för intervju om ert företag
  • Godkänna text om dig senast 15 feb
  • Träffas hos er 15/2?
  • Färdig text om case
  • Fråga om faktura

Var gärna så specifik du kan. Finns det något datum som mottagaren behöver förhålla sig till? Skriv gärna ut det. Undvik ämnesrader som ”Hej” eller [tom]. Det finns alltid något du kan märka upp ditt ärende med! Det gör det också enklare att senare hitta tillbaka till gamla mejl.

Mejl är en typ av text som många av oss skriver varje dag. Det finns några enkla knep för att mejla ännu tydligare. Foto: Jenny Asp

2. Ett ämne per mejl

När du har satt en rubrik för ditt mejl i ämnesraden – se till att hålla dig till det ämnet. Har du en fråga som gäller något helt annat är det bättre att skicka det i ett nytt mejl, med en ny ämnesrad. Och om du och mottagaren börjar diskutera något helt annat i en gammal mejltråd är det bra att döpa om mejlet eller skapa ett nytt.

3. Använd listor och rubriker för överblick

Har du flera frågor eller saker att ta upp? Eller ska du ge instruktioner? Använd gärna punktlistor, numrerade listor eller tankstreck för att dela upp informationen. Det du vill framföra blir överblickbart och tydligt, och det är större chans att mottagaren tar till sig och besvarar det du behöver få svar på.

Blir varje textsjok ganska långt? Använd gärna mellanrubriker – då blir mejlet ännu tydligare.

4. Väg upp tydlighet med trevlighet

Är man för direkt och kortfattad finns det risk att man låter sur eller tillknäppt i tonen. Mejl handlar inte bara om konkreta ärenden, utan lika mycket om social kontakt. Här kommer ett enkelt sätt att vara tydlig, men ändå trevlig:

  • Tydlig ämnesrad – se det som en rubrik och etikett för ditt mejl
  • Trevlig inledning – koppla till person, ärende eller sammanhang
  • Tydligt ärende – besvara frågor tydligt och dela upp information
  • Trevlig avslutning – runda av och avsluta med en personlig hälsning

5. Läs igenom ditt mejl innan du skickar det

Till sist, läs igenom det du har skrivit och kontrollera att allt stämmer, och att allt är med. Har man bråttom blir det ofta fel.

  • Är allt rättstavat?
  • Har du angett rätt person/personer som mottagare?
  • Har du skrivit rätt namn till mottagaren?
  • Framgår ditt ärende tydligt eller kan du uttrycka dig ännu tydligare?
  • Stämmer tider och datum?
  • Fungerar länkarna?
  • Har du kommit ihåg att bifoga filerna?

Det kanske tar någon extra minut att göra detta, men du besparar både dig och mottagaren eventuella missförstånd, eller extra mejl. Hur vanligt är det inte att behöva skicka ytterligare ett mejl, med filen man nyss glömde bifoga? :)

Jag hoppas att du har fått med dig något för att kunna mejla ännu tydligare och effektivare. Lycka till! 

Tips på mer läsning:

Tio vanliga korrekturfel du kan undvika

Korrekturläsning handlar om att skapa korrekta texter. När man stöter på ett fel i en text hakar man upp sig, och tappar lite av förtroendet till avsändaren. Här kommer tio vanliga korrfel du kan hålla utkik efter i din text. Kolla även in mina tio bästa tips för att korrläsa en text.

När man korrekturläser en text fokuserar man på textens yta: stavning, skiljetecken, meningsbyggnad, förkortningar och sifferuttryck. Foto: Jenny Asp

1. Svårstavade ord

Med hjälp av stavningskontrollen kommer du långt. Men felstavade eller felskrivna ord kan ändå slinka igenom. Kan du svenskans mest svårstavade ord? Det kan vara värt att kika igenom din text efter just dessa ord och kontrollera att du har skrivit dem rätt.

2. Stora eller små bokstäver?

Något jag ofta ser är flerordiga namn där man har skrivit stora bokstäver på båda orden. Till exempel ”Uppsala Universitet”. Här gäller regeln att bara första ordet, och ord i sig som är namn, skrivs med stor bokstav. Alltså ska det vara ”Uppsala universitet”. ”Högskolan Dalarna” skrivs däremot med stort -D eftersom ”Dalarna” är ett namn i sig.

3. Tankstreck eller bindestreck?

Ett skiljetecken som kan vara klurigt att använda är tankstrecket, som är längre än bindestrecket och har en annan användning. Det används ofta för att markera omfång, repliker eller inskjutningar. Lär dig att använda tankstrecket på rätt sätt när du skriver.

4. Semikolon

Ett annat skiljetecken som ofta används på fel sätt är semikolon. Det allra lättaste är att undvika det, om man inte är säker på hur det ska användas. Eller så vill du utveckla ditt skrivande och lära dig att behärska semikolonets användning.

5. Satsradningar – när är de okej?

Satsradning innebär att man radar upp två huvudsatser efter varandra. Till exempel ”Det snöar ute, det är alldeles vitt”. Det är okej att satsrada, så länge den andra satsen förklarar eller förstärker den första. Det klingar sämre om man skulle skriva ”Det snöar ute, imorgon börjar skolan” som inte hänger ihop lika väl. Ett enkelt sätt att undvika satsradning är att foga ihop satserna med ett bindeord: ”Det snöar ute, och imorgon börjar skolan”.

6. Onödiga ”så” och ”ju”

Ordbehandlarens sökfunktion kan användas till att gå igenom specifika ord eller tecken. I många texter finns överflödiga ”så” eller ”ju” som med fördel kan strykas, för att texten ska bli mindre pratig. Läs mer om ordet ”så”.

7. Kontrollera förkortningar

I de allra flesta fall är det tydligare att skriva ut förkortningar. Väljer du att använda förkortningar finns det korrekta sätt att skriva dem på. De vanligaste förkortningarna hittar du här. Se även till att du är konsekvent och skriver dem på samma sätt i din text. Här är sökfunktionen smidig att använda.

8. Tal – siffror eller bokstäver?

Upp till 12 eller 20 brukar man skriva tal i bokstäver. ”Två personer möttes på vägen”, inte ”2 personer”. Stora tal brukar man gruppera i tresiffriga grupper från höger. Alltså 3 400, 10 000 eller 1 500 000. Det blir lättast att läsa så.

9. Procenttecken

Ett vanligt fel är att missa mellanslaget mellan siffra och procenttecken. Alltså 8 %, inte 8%.

10. Till sist, avstavningar

Om texten är layoutad bör du se över eventuella avstavningar. Det innebär att dela upp ett ord, så en del hamnar på en rad, och en del på nästa rad. Försök att inte ha för många avstavningar, eftersom de försvårar läsningen till viss del. Här kan du testa avstavningar i Språkrådets avstavningslexikon.

Behöver du hjälp med korrekturläsning? Hör av dig till mig.

Tips på mer läsning:

Fem tips för en bra ”Om oss”-sida

”Om oss”-sidan är ofta en av de mest besökta sidorna på webbplatser. Men gång på gång blir man som besökare mest frustrerad av ogenomtänkta och inåtvända texter. Läs mina fem tips på hur du istället skriver en relevant, användbar och engagerande om-sida.

1. Berätta vem du är och vad du gör

Det första jag vill veta när jag hamnar på en sajt är: Vad är det här? Vad är det för organisation och vad gör de? Jag väljer oftast att klicka på ”Om oss” för att snabbt hitta svaren där, och därför blir det i mina ögon sidans främsta syfte att berätta vem man är och vad man gör. Om du inleder om-sidan med en kort och ganska neutral sammanfattning av din verksamhet har du antagligen besparat många besökare en hel del frustration.

Foto: Jenny Asp
Glöm inte att lägga lite krut på om-sidan på din sajt. Foto: Jenny Asp

Ta inte för givet att alla vet vad du gör, eller att de hittar den informationen på startsidan det första de gör. Större organisationer tenderar att ha webbplatser som är späckade av information, och ofta är det svårt att få ett snabbt svar på den viktigaste frågan: Vad är det här?

2. Byt perspektiv till besökarens

Många gör misstaget att skriva för mycket om sig själva på om-sidan. Det är vanligt att ordet ”vi” förekommer mycket oftare än ”du”. Även om du skriver om dig och ditt företag, får du inte glömma bort besökarens perspektiv. Vi är alltid mer intresserade av oss själva än av andra – och det gäller även den som besöker din sajt. Kan du få om-sidan att handla om dig, men även inkludera besökaren har du vunnit mycket.

Utgå från frågorna:

  • Vad kan du hjälpa besökaren med?
  • Vilket behov kan hen tänkas ha?
  • Vad vill besökaren få reda på?
  • Vilket problem kan du lösa?
  • Vad kan hen ha nytta av?

3. Visa upp människorna och det mänskliga

Om-sidan är platsen där man kan tillåta sig att vara mer personlig. Det är också rätt plats för att berätta om sina värderingar, drivkrafter och drömmar. Gör inte misstaget att klippa in text direkt från ett policydokument eller liknande. Den behöver skrivas om för nya läsare och ett nytt sammanhang, så använd en äkta röst och prata direkt med besökaren.

Du kan också välja att lyfta fram människorna bakom organisationen för att skapa förtroende och trygghet. Det gäller oavsett om din verksamhet består av en enda person, eller flera hundra. Människor vill ha kontakt med människor, och en bild är ett enkelt sätt att skapa detta. Om du väljer att skriva mycket om personerna bakom är det smart att göra en undersida för detta, så det inte blir för mycket information på en gång.

4. Lyft fram varför man ska välja dig

Nu har du berättat vem du är, vad du gör och hur du kan hjälpa besökaren. Men vad är speciellt med dig och ditt företag? Varför ska besökaren eller den potentiella kunden välja dig? Lyft fram det som är speciellt och framgångsrikt med din verksamhet, utan att skryta. Håll dig till fakta och visa upp referenser, certifikat eller priser – om det är relevant för saken. Om du har en helt ny verksamhet är det kanske bättre att berätta om visioner, drömmar och mål.

5. Led besökaren vidare

En sista detalj är lätt att glömma: att leda besökaren vidare dit du helst vill att hen ska gå. Det kan vara att kontakta dig, läsa mer om dina produkter eller tjänster, läsa en artikel på din blogg eller något annat. Men låt inte sidan bara ta slut, utan att ha erbjudit en väg vidare på din webbplats.

Vill du ha hjälp med att skriva din ”Om oss”-sida, eller andra webbtexter? Hör av dig till mig.

Tips på mer läsning:

12 tips för uppsatsskrivandet

I kursen ”Vetenskapligt skrivande på svenska” grävde jag ner mig i den krävande process som skrivande inom akademin innebär. Det är en ständig balansgång mellan olika krav; det gäller att tydligt presentera innehållet, logiskt ordna textens alla delar, uttrycka sig korrekt och precist och samtidigt helst också försöka behålla sin personliga stil.

Skrivande handlar om både detaljer och sammanhang. Som skribent behöver du kunna växla mellan de enskilda delarna och helheten. Foto: Jenny Asp

Dessa tolv skrivråd kommer från mitt avslutande kurs-pm, och är nedkokade till det centrala du bör ha med dig när du ska skriva uppsats på universitetet eller högskolan.

Första stadiet: skissa och sondera

1. Börja i tid för att hinna skriva, skriva om, sudda ut, pussla och i slutändan få texten sammanhängande ocn enhetlig. Skrivprocessen är ofta mer tidskrävande än man tror och genom planering minskar du de stressfaktorer som ofta finns kopplade till skrivandet.

2. Sätt upp ramar för skrivandet genom att skissa upp syfte, frågor, metod och disposition att utgå från. Ramarna gör det lättare att komma igång och även att hålla sig till det man har tänkt skriva om.

3. Läs andras texter för att få inspiration och insikt om passande upplägg, träffande formuleringar och tydliga redogörelser. Ju mer insatt du är i hur vetenskapliga texter brukar se ut och vilka ramar som finns, desto bättre jobb kan du göra med din egen text.

I valet mellan två lika enkla uttryck bör det mest precisa väljas. I valet mellan två lika precisa uttryck bör det enklaste väljas (Jarrick & Josephson).

Andra stadiet: skriv

4. Formulera dig sakligt och precist när du skriver, eftersom vetenskapliga texter har höga krav på detta. Genom att hålla sig till saken och presentera centralt innehåll tidigt i texten blir texten saklig. För att uppnå precison kan man tänka på att tydligt definiera sina termer, använda dem på ett konsekvent sätt och redogöra för sitt tillvägagångssätt ocn sin argumentation. På det viset uppstår inga luckor som läsaren själv behöver fylla i.

5. Skriv begripligt och använd inte krångliga ord eller formuleringar i onödan. Det gäller att balansera ett enkelt språk med den vetenskapliga precisionen och terminologin. Ett annat vanligt grepp i akademiska texter är att använda språkhandlingar som berättar vad man gör i texten, till exempel analysera, jämföra, argumentera eller presentera, för att läsaren enklare ska kunna följa med i resonemanget

6. Låt din person bli synlig. En vetenskaplig text kan vara personlig och originell – så länge den behåller sin vetenskapliga utformning och stringens. Undersökningen och resultatet ska stå i fokus, men det innebär inte att du som utförare och författare inte får märkas i texten. Använd pronomenet jag för att synas mer i inledning och diskussioner, och använd passivformer för att bli mindre synlig i de mer objektiva mittenavsnitten.

Tredje stadiet: strukturera

7. Ta hjälp av den fasta dispositionen när du strukturerar din text. De flesta vetenskapliga texter använder sig av IMROD-modellen (inledning, metod/material, resultat och diskussion) eller timglasmodellen. Den senare syftar på en breddad inledning och avslutning som sätter in undersökningen i en bredare kontext och en avsmalnad textmidja där den egna undersökningen fokuseras.

8. Lyft blicken och se helheten då och då när du skriver. Försök se på texten som en ordnad helhet där allt ska hänga ihop utan lösa trådar eller luckor – varken i struktur eller resonemang. Det är lätt att bli van vid sina egna tankar och sin text (”men jag vet ju vad jag menar!”), så det gäller att komma ihåg att den som ska läsa texten inte har lika bra vetskap om hur saker och ting hänger ihop.

9. Sammanfatta texten när du har lyckats skaffa dig en överblick över textens teman. Det inledande abstraktet är en syntes av hela texten, men det krävs också genomgående sammanfattningar av kapitel och avsnitt i texten för att läsaren ska kunna följa med. Du kan också ge läsaren en översikt genom att placera det viktigaste i första meningen; det här ska texten handla om, och i slutet; det här har texten handlat om.

Fjärde stadiet: snygga till

10. Skala bort och lägg till där det behövs i din text – i slutskedet av skrivandet. Det gör man helst efter att ha vilat en stund från texten, eftersom det är lätt att bli hemmablind när man har sett en text för många gånger. Vissa partier som skrevs tidigt kan nu framstå som onödiga. Ta i så fall bort dem; alla formuleringar och redogörelser ska fylla en funktion. På andra ställen kanske man istället upptäcker luckor i resonemang eller övergångar som saknas.

11. Gör texten konsekvent när det gäller stil, terminologi, formalia och typografi. Gå igenom dina termer, förkortningar och ordval och se till att du använder dem enhetligt och kolla att formalian stämmer – att du skriver referenser eller noter enligt det sätt som efterfrågas i just detta fall. Om du behöver få svar på språkriktighetsfrågor finns de flesta i Svenska skrivregler, på Språkrådet och i SAOL.

12. Be andra att läsa texten när du själv inte kan göra mer. Som skribent vet man vilka tankegångar som finns bakom formuleringarna – kunskap som läsaren saknar. Därför är det klokt att låta nya ögon granska texten, gärna någon annan än handledare eller kursare som känner till texten sedan tidigare. En ny läsare av texten kan upptäcka sådant som har gått dig förbi. Få fler tips på korrekturläsning.

Ett sista råd: Kom ihåg att skilja mellan undersökning och framställning. När man genomför sin undersökning och skriver om den i uppsatsen arbetar man cirkulärt; man hoppar fram och tillbaka mellan olika stadier. Den slutgiltiga textprodukten ska däremot ha en logisk och linjär struktur, där inget av hoppandet ska märkas.

Litteraturtips:

  • Från tanke till text – en språkhandbok för uppsatsskrivande studenter
    Arne Jarrick och Olle Josephson
  • Skriva på universitet och högskolor – en bok för lärare och studenter
    Torlaug 
    Løkensgard Hoel
  • Skriv en artikel – om vetenskapliga artiklar, fackartiklar och förmedlande artiklar Lotte Rienecker, Peter Stray Jørgensen och Morten Gandil

Tips på mer läsning:

Så – ordet som (så) ofta kan strykas i skrift

”Enligt X så beror detta på…”, ”Igår så hände…”, ”Och klockan åtta så kommer…”. Känner du igen detta? Det handlar om en överflödig användning av ordet . Vi utnyttjar det frekvent när vi talar, men också ofta när vi skriver. Att använda på det här viset ger lätt din text en pratig ton. Stryk det och du får en renare text. 

Används ofta som utfyllnad i tal

Ordet har många användningsområden – som de flesta korta formord har i vårt språk (läs om alla användningar av ordet). En av funktionerna är utfyllnad, till exempel ”Ikväll ska jag laga något gott till middag”, där egentligen inte fyller någon särskild funktion. Plockar vi bort det händer inte mycket med innebörden, utan meningen betyder fortfarande samma sak.

Används ofta i början av en mening

Foto: Jenny Asp

Vi sätter ofta in ordet i början av meningen, efter satsens fundament (det led som står före det finita verbet). Några exempel:

  • Ikväll ska jag…
  • Oftast beror det på…
  • När jag var liten brukade jag…

Här använder vi för att visa på gränsen mellan bakgrundsinformationen och resten av satsen. Det fungerar som en liten paus mellan inledning och det som följer efteråt, något som i skrift kan ersättas med ett kommatecken om förledet är långt (till exempel en hel bisats). Ju kortare det första ledet är, desto mindre behov finns det av ett i skrift.

Skippa och få en mindre pratig text

Just eftersom vi ofta använder när vi talar, följer det ofta med när vi skriver. Det sker ofta automatiskt och man märker inte alltid att man använder det i sin text. Men texter som strösslas med sådana här så-n får ett pratig effekt och uppfattas som talspråklig av läsaren. Ett tips är alltså att stryka överflödiga så-n, använd sökfunktionen (ctrl + F) i dokumentet och se över vilka som behövs och vilka som kan strykas. Texten kommer att stramas upp och blir mer stringent.

Vill du veta läsa om liknande språk- och skrivfrågor? Ett tips är Språkriktighetsboken som tar upp knepiga språkfrågor och ger rekommendationer för skrivande och språkbruk. 

Tips på mer läsning:

Fem tips för att skriva bra rubriker på webben

Rubriken är det första du ser på en webbsida, i ett blogginlägg eller i en artikel. Det är också rubriken som dyker upp i sökmotorer eller syns i en bloggs arkivlistor. Rubriken fungerar som en etikett som ska bära och föra fram essensen av din text. Det är därför värt att lägga lite möda på att skriva bra rubriker.

gångväg höst uppsala
Rubriker ska fungera som vägvisare och leda läsaren genom texten. Foto: Jenny Asp

Bra rubriker leder till läsning

Redan vid rubriken väljer läsaren om hen vill klicka och läsa vidare, eller inte. En otydlig, innehållsfattig eller tråkig rubrik kan leda till att texten aldrig blir läst – oavsett hur bra den i själva verket är. Jag ser rubriker som etiketter för texter, vägvisare för information och paketeringar av innehåll.

1. Var tydlig och informativ

Eftersom vi främst skumläser på nätet gäller det att vara så tydlig som möjligt, redan från början. På en webbsida är det först rubrikerna vi skannar av, och ser vi inget av intresse eller förstår vi inte vad texten handlar om klickar vi oss vidare till en annan sida. Skriv därför en rubrik som sammanfattar innehållet, hellre än att smycka ut och spexa till det.

2. Skriv rubriken som en hel mening

Det är skillnad mellan en rubrik och en överskrift. En överskrift anger innehållet för den följande texten, t.e.x ”Rubriker på webben” men säger inte lika mycket som ”Fem tips för att skriva bra rubriker på webben”. I tryckta tidningar har rubriker ett begränsat utrymme och har traditionellt sett därför varit ganska korta. På webben finns det däremot plats att breda ut sig lite mer – men var försiktig med alltför långrandiga rubriker.

3. Använd mellanrubriker

Mellanrubriker ger en överblick över innehållet och gör det enkelt att se hur texten är disponerad. Som läsare får man möjlighet att hoppa in i texten och läsa de stycken som känns relevanta, särskilt när det gäller informerande texter. Mellanrubriker kan vara ganska korta och ska sammanfatta den följande texten.

4. Tänk på sökbarheten

Ett annat skäl till att hellre skriva informativa än spexiga rubriker på webben är sökbarheten. Det blir lättare för någon annan att hitta din text om du har en rubrik som innehåller ord eller fraser någon troligtvis skulle kunna googla. Vad handlar din text om? Vad skulle du själv söka på för att hitta den informationen?  Tänk också på att använda de färdiga formateringarna för rubriker: ”Rubrik 1” för huvudrubriker och ”Rubrik 2” för mellanrubriker. Läs mer om seo-tips.

5. Locka till läsning

Det finns vissa typer av rubriker vi lockas mer av än andra. Kvällstidningar och sensationsjournalistik försöker ofta få oss att haja till, bli chockade eller förvånade. Själv lockas jag ofta av rubriker där jag förstår att jag kan lära mig något, t.ex:

  • Tips på…
  • Därför…
  • Så fungerar…
  • Tre sätt att…

Det verkar som att detta även gäller min blogg, för de mest lästa inläggen har denna typ av rubriker. Vi vill ofta lära oss något och förstå mer. Och helst på ett enkelt sätt.

Tips på mer läsning:

Hur används semikolon?

Nu har turen kommit till semikolonet (;) i min serie om skiljetecken. Vad är egentligen ett semikolon? Och hur ska det användas? Skiljetecknet är inte det vanligaste i svensk skriftspråk, därför råder det ofta osäkerhet om hur man faktiskt använder det på rätt sätt. 

Semikolon skiljer huvudsatser åt

Om man tittar närmare på tecknet så består det av en punkt och ett komma, och det är just så det ska användas mellan huvudsatser – som ett mellanting när punkt är för starkt och komma är för svagt. En huvudsats är en sats som ensam bildar en fullständig mening, till skillnad från bisats. Huvudsatserna som skiljs åt med ett semikolon handlar ofta om samma sak; de har ett nära innehållsligt samband med varandra.

  • Exempel: Idag är det fredag och sol ute; jag hoppas att jag kan sluta jobba tidigt.

Semikolonet markerar gränsen mellan satserna. Samtidigt binder det ihop dem. Här kan man också välja att använda punkt eller tankstreck.

Semikolon används oftast för att skilja huvudsatser åt. Foto: Jenny Asp

Semikolon inom uppräkningar, inte före

Uppräkningar inleds med kolon (:), inte semikolon. Enligt Språkrådet är det ett vanligt fel att använda semikolon istället för kolon före uppräkningar. Tänk på att semi betyder ‘halv’; semikolon är alltså inget fullständigt kolon. Före uppräkningar motsvarar kolonet uttryck som nämligen, det vill säga eller till exempel.

  • Exempel: Bra källor för skrivregler är: Språkrådet, Svenska skrivregler och ne.se.

Inom uppräkningar kan man däremot använda semikolon om man vill avskilja grupperingar från varandra eller avskilja uppräknade decimaltal.

  • Exempel: Det var många gäster på examensmottagningen: familj, släkt och vänner; kursare, andra studiekontakter; nuvarande och tidigare kollegor.
  • Exempel: 1,23; 2,43; 3,74

Sammantaget kan man alltså använda semikolon när man vill 1. åtskilja fullständiga meningar 2. avskilja grupper inuti uppräkningar och uppräknade decimaltal. För att vara på den säkra sidan går det också att helt undvika semikolon, man kan alltid byta ut det mot motsvarande skiljetecken.

Tips på mer läsning:

Så skriver du tydliga länktexter

svartvit husfasad
Visa vart dina länkar leder och skriv vad som händer om man klickar på dem.  Foto: Jenny Asp

Länktext (text inuti länkar) är ett viktigt men ofta underskattat textelement. I ett annat inlägg skriver jag om länkars betydelse för sökmotoroptimering. Här fokuserar jag istället på länkarnas betydelse för läsaren och ger fem tips för hur man skriver tydliga och informativa länktexter i löptext.

I slutet av varje tips finns två olika varianter på länktexter. Först kommer ett varningsexempel på hur man inte bör skriva, och efter likamedtecknet (=) kommer ett förslag på hur man kan skriva länktexten bättre.

1. Skriv vad länken leder till

Ofta ser man länktexter som: ”läs mer”, ”klicka här” eller bara ”här”. Som läsare vet vi redan om dessa tre saker – länkar leder till mer läsning, man klickar på dem och man gör det här. Försök istället att skriva vad länken leder till så att läsaren förstår var man hamnar och vad som händer när man klickar på länken.

  • Programmet finns även som pdf. Läs det här.
    Ladda ner programmet som pdf.

2. Se länken som en fristående etikett

Det är dessutom vanskligt att använda innehållsfattiga länktexter som ”klicka här”, ur ett tillgänglighetsperspektiv för synskadade. De får ofta länktexterna upplästa separat, med talsyntes, och vad ger då ”klicka här” eller ”här” för information till denna person? Ingenting. Försök därför skriva länkar som fungerar som fristående etiketter.

  • Vill du läsa mer om sopsortering? Klicka här.
    = Läs mer om sopsortering.

3. Använd länken som en uppmaning

En länk fungerar som en uppmaning. Det kan handla om att uppmana till vidare läsning, att anmäla sig, kontakta någon, köpa en produkt, kommentera på en artikel eller liknande. Oavsett vad du vill uppmana läsaren till kan det vara smart att inkludera hela uppmaningen i länktexten. Dels blir det tydligt vad man ska göra, dels syns uppmaningen bättre eftersom länktexter i en särskild färg sticker ut från resten av löptexten.

  •  Här anmäler du dig till vårt nyhetsbrev.
    Anmäl dig till vårt nyhetsbrev.

4. Placera de viktigaste orden först

När vi läser på webben skannar vi efter viktig och relevant information. Jag har tidigare bloggat om att skanningspunkter är viktiga för skrivande på webben, och även länkar är en sådan typ text som våra ögon stannar till vid. Just för att det sticker ut från resten av texten. Vi ser de första orden i texten bäst, så lägg nyckelordet tidigt i länktexten.

  • Nu finns nästa veckas lunchmeny ute.
    = Nu finns lunchmenyn för nästa vecka ute.

5. Samla många länkar i en länklista

Ibland har man många länkar man vill trycka in i en och samma text. Då kan det vara smart att samla dessa i en lista istället. Prioritera alltid läsbarheten – blir det rörigt att var och varannan fras består av en länk kan man med fördel samla ihop dessa i slutet av texten eller i en sidomeny.

  • Som jag läste i artikel x, artikel y och artikel z.
  • Källor:
    artikel x
    artikel y
    artikel z
Alltså, för att skriva tydliga, lättförståeliga och informativa länkar som hjälper läsaren ska du tänka på att 1) skriva vad länken leder till, 2) se den som en fristående etikett, 3) länka hela uppmaningen, 4) placera de viktigaste orden först och 5) hellre samla många länkar i en lista än att ha dem i löptext . Lycka till!

Tips på mer läsning:

SEO-tips för skrivande på webben

Länkar och kedjor
Håll koll på vad du länkar och hur du länkar. Foto: Jenny Asp

SEO (search engine optimization) kallas sökmotoroptimering på svenska och innebär att man optimerar webbinnehållet så att sajten hittas, värdesätts och rankas högt av sökmotorerna. Vad ska man då tänka på själv när man skriver texter på webben? Jag har sammanfattat en SEO-föreläsning av Daniel Erkstam.

”Det handlar om att hjälpa Google att förstå vad du gör, då är det större chans att du blir hittad för det du vill bli hittad.”

SEO och tillgänglighet för synskadade går hand i hand

En sökmotor läser inte av webbinnehåll på samma, visuella sätt som de flesta människor gör. Den utgår istället från koden och läser av innehållet utifrån hur vi har valt att kategorisera det. En viktig sak man ska komma ihåg är att många synskadade också surfar på nätet, och de läser ungefär på samma sätt som Google. Därför ska man vara noga med att märka upp sitt innehåll med rätt rubriker, tydliga länkar och bildinformation. Då är du tydlig mot både sökmotorn och mot de som läser med hjälpmedel.

”Har man gjort webbplatsen så att den funkar för synskadade som använder hjälpmedel, så funkar det också för Google. Och vice versa.”

1. Ta reda på vad folk använder för sökord

Ofta har man en bild av vad ens verksamhet gör, och det behöver inte alltid stämma överens med hur andra ser det. Man är också inne i sitt eget språk och använder specifika ord och termer, som kan skilja sig väsentligt mot hur utomstående uttrycker sig när de googlar. Därför är det viktigt att ta reda på vad folk faktiskt söker på.

  • Använd Google för att se vad folk googlar på mest just nu, i det område du befinner dig i. För några år sedan infördes Google Instant – funktionen som gör att när du börjar skriva fylls det automatiskt i vanliga sökord och synonymer i sökrutan.
  • Analysera statistiken för att se vad folk har sökt på innan de trillar in på din sajt. Ibland kanske du blir hittad på ord och sökningar du inte alls trodde. Google Analytics och Verktyg för webbansvariga är bra verktyg att använda.

”Företag kallar ofta sina tjänster för något specifikt och ganska internt, som inte alls är det folk googlar på.”

2. Tänk på hur du använder länkar i dina texter

För ett antal år sedan var det ganska enkelt att fuska sig till en hög ranking sökmässigt på grund av stora antal länkar till och från sajter. Idag ställs det högre krav på att länkar är relevanta, så se till att du bara länkar till och från din sajt när det är befogat.

  • Fundera extra över formuleringarna i den text du länkar. Ord inom länken värderas högre så se till att placera viktiga ord där och beskriv vad länken leder till.
  • Se till att dina länkar leder någonstans. Sökmotorerna tycker inte om återvändsgränder eller trasiga länkar och detta kan leda till att din sajt rankas lägre.
  • Länka till innehåll som handlar om liknande saker som ditt eget. Kopplingar mellan innehåll som stämmer överens innehållsmässigt värdesätts av sökmotorerna.

3. Glöm inte bort att beskriva dina bilder

”Google kan inte läsa bilder. Beskriv därför gärna bilden.”

Många glömmer bort att döpa och beskriva sina bilder på ett relevant sätt. Det här är viktigt och behöver göras av flera skäl: för att sökmotorerna ska kunna tolka bilden, för att synskadade ska förstå vad bilden föreställer, för att bilden ska hittas i bildsökningar och för att ditt innehåll ska bli sökbart på flera sätt.

  • Döp bilden till något beskrivande. Ofta låter man bildfilen fortsätta heta något i stil med DSC3471. Det är inte särskilt informativt. Utnyttja tillfället och döp bilden till något vettigt istället. Det tjänar alla på.
  • Lägg till mer information i <title>. Detta är texten som syns när du för muspekaren över bilden. Här kan man lägga information som fotografens namn till exempel, om du inte behöver ha det i den direkta bildtexten.
  • Lägg till alternativ text i <alt>. Om man stänger av bildvisningen är det denna text som dyker upp istället. Beskriv vad bilden föreställer och försök samtidigt få med viktiga ord. Det är viktigt för både tillgänglighet och bildsökningar.

4. Sociala medier och bloggar är viktiga för SEO

”Google värderar sociala medier högre nu än tidigare. Men Wikipedia värderas fortfarande högst av allt.”

Bloggar och sociala medier är aktiva kanaler som gör att din sajt ideligen fylls på med nytt innehåll om du kopplar ihop dem. Detta värdesätts av sökmotorerna och driver trafik.

  • Håll igång din blogg och koppla den och andra flöden till din sajt.
  • Få länkar till din sajt genom att kommentera på andras bloggar. Men var relevant!

Tips på mer läsning: